Muistilista ohtuprojektin ohjaajalle ja vastuuhenklölle

Ohjaajan checklist

Ensimmäisessä tapaamisessa

• Ryhmän nimi:
• Tarvitaan ryhmätunnusta, metricsiä, hallintoa ym. varten.
• Nimi ei saa olla ohtu-alkuinen.
• Tarkista, että nimi on vapaa (esim. onko "/home/group/XX" olemassa)
• Puhelinnumeroiden ja yhteystietojen kerääminen
• Ennalta tiedossa olevien esteiden selvittäminen (esim. "oon poissa kaksi viikkoa X & Y")
• Kerro, että
  • saatavilla avain 24h atk-luokkiin
  • Alexandrian käyttömahdollisuus
  • ryhmä saa hankkia kopiokortin amanuenssilta
  • A2-siivessä oleviin lokeroihin ryhmä saa avaimen amanuenssilta
• Delegoi ryhmän salivaraukset esim. yhden henkilön vastuulle.
• Ohjaaja varaa ekan viikon tapaaminen/-set.
• Varaukset järjestää Reijo Siven (käynti / meili).
• Delegoi ryhmän hoidettavaksi:
• projektin ryhmätunnus (Pekka Niklander)
• projektin db-tunnus (Pekka Niklander)
• projektin Trac-/versionhallinta HIIT:stä (ks. lisätiedot jäljempänä)
• Versionhallinta ja projektinseurantajärjestelmä:
• HIIT tarjoaa valmiin TRAC-asennuksen, joka sisältää svn/git-versionhallinnan.
• Trac-asennuksen saa lähettämällä projektin cs-ryhmätunnuksen nimen osoitteeseen it-support@hiit.fi (lisätiedot: Pekka Tonteri).
• Tätä kannattaa hyödyntää!
• Jaa lista suositeltavista työkaluista
• Google Docs - Backlogin ja dokumenttien hallinta ja jakaminen
• Doodle tapaamisaikojen sopimiseen
• Trac - Bugien seurantaan
• Jokin Wiki (itsenäinen asennus tai Tracin Wiki)
• Scrum Ninja (tätä ei käytetty kesällä 2009)
• Svn tai Git, jälkimmäisessä Github voi olla hyödyllinen
• Sovi tulevat kokousajat, säännöllinen viikkopalaveri
• Tehkää tuntiarvio ensimmäisen viikon tehtävistä
• Arviot työkalujen selvittämisestä ja asennuksesta; Huom: valmiit työkaluasennukset kuten Trac (ks. yllä)
• Backlogin ja Burndown-kuvaajan tiedosto, Google Docsiin, suunnitelkaa itse tai kysykää valmiit kaavat
• Asiakastapaamiset
• Kehitysympäristön pystyttäminen (ei suoraan tuotantoon devaamista)
• Anna johdanto Ohtuketterän prosessimalliin
• Kerro sprinttiaikataulusta
• Näytä esimerkki-backlog
• Mainitse, että Ohtuprojektin kurssisivulla oleva materiaali soveltuu ensisijaisesti jäykkiin prosessimalleihin
• Esimerkiksi Resurssisivulla on kaikkea hyödyllistä, mutta niihin on suhtauduttava ketterässä prosessimallissa varauksellisesti

Alkupyrähdyksen (sprint 0:n) loppuun mennessä:

• Prosessisihteerin valinta
• Tarkista, että sinulla on pääsy kaikkiin ryhmän tietoihin ja järjestelmiin
• Trac, svn, Google Docs, Wiki, Scrum Ninja, sähköpostilistat jne
• Välitä mahdolliset kurssille osallistumiseen liittyvät perumisilmoitukset vastuuhenkilölle
• Kerro lisää prosessista ja seuraa ryhmän prosessi-implementaatiota
• Tarkista, että olet saanut kurssin vastuuhenkilöltä Super-Hessu-tunnuksen Metrics-järjestelmään
• Perusta ryhmälle Metrics-oikeudet
• Englanninkielinen käyttöohje (voit käyttää valmiina sähköpostipohjana)
• Kesän 2009 projektit (ja ilmeiessti myös aiemmat ketterät) on nyt luokiteltu kategoriaan "Muu".
• Painota, että kaikkien täytyy aloittaa tuntikirjanpito heti.
• Projektien tunnuksiin pitää erikseen asettaa päälle "Saa nähdä aktiivisten projektien tietoja", jotta pääsevät näkemään muiden ryhmien tunnit (vertaistieto). Muutoin käyttäjäluonnin defaultit on ok.
• Ohjeet löytyvät sivulta "Omat projektit" -> "Työtuntien kirjaus".
• Tunnit täytyy kirjata txt-tiedostoon, jonka merkistökoodauksen tulee olla ISO8859-1. UTF8 + ääkköset tuottaa virheilmoituksen.
• Tekstitiedosto kannattaa ehdottomasti tallettaa versionhallintaan.
• Vaadi www.cs.helsinki.fi/group/ryhmän_nimi -etusivu
• Tärkeä mm. seuraavaa ohtuprojektia varten; tänne linkit projektin lopussa oleellisiin dokumentteihin
• Ryhmän sähköpostilista
• luo tämä itse, jotta se varmasti tulee tehtyä heti alkuun
• Varmista, että ryhmä sopii asiakkaan kanssa tulevat sprint review -päivämäärät mahdollisimman pitkälle
• Asiakkaan läsnäolo Sprint Reviewin demossa on välttämätöntä!
• Varmista, että ryhmä luo pohjatiedostot esityslistoja varten.
• Pohjat kannattaa laatia siten, että muistiinpanot voi kirjoittaa niihin suoraan.
• Formaali pöytäkirja ei ole välttämätön, mutta kirjalliset muistiinpanot ovat!
• Pöytäkirjapohjaan kannattaa laittaa kussakin kokoustyypissä toistuvat asiat, esim. lyhyt vilkaisu tuntikirjanpitoon ja burndowniin
• Sprint Reviewin esityslistapohja voi olla esimerkiki PowerPoint- tai Google Spreadsheet-tiedosto
• Tiedota arvosteluperusteet:
• .. ryhmälle
• .. asiakkaalle

Pitkin kurssia

• Seuraa tuntikirjanpitoa
• Tuntikirjanpidon vaatiminen ryhmäläisiltä on kuitenkin ensisijaisesti prosessisihteerin tehtävä.
• Tavoite: yhteensä 240 tuntia/jäsen, noin 17 tuntia/jäsen/viikko
• Minimi: yhteensä 120 tuntia/jäsen
• Seuraa burndownia
• Seuraa, että opiskelijat eivät sekoita keskenään burndownissa käytettyä työmääräarvion yksikköä ja toteutuneen tuntimäärään yksikköä.
• Vaadi ryhmän oma prosessikuvaus: millaista prosessia ryhmä noudattaa (suhteessa kurssin prosessikuvaukseen)
• Tarkista, että sitä päivitetään!
• Varmista, että ryhmä käyttää versionhallintaa "oikein"
• Commitit kunkin jäsenen omalla käyttäjätunnuksen nimissä, ei ryhmätunnuksen nimissä
• Versionhallinnassa "kaikki" materiaali, myös keskeneräiset (esim. omassa hakemistossaan)

Vastuuhenkilön checklist

Ennen kurssin alkua tai heti kurssin alussa

• Ota yhteys asiakkaisiin:
• hyväksytyt projektit: ryhmä ottaa yhteyttä viikolla X
• ilmoita myös että ketterässä projektissa asiakkaalta edellytetään tiivistä läsnäoloa
• ilman ryhmää jääneet projektit: kerro miksi
• Järjestä ohjaajatapaaminen noin 1-2 viikkoa ennen kuin projektit alkaa
• Tarkista arvosteluperusteet ja tiedota ne ohjaajille
• Tärkeät päivämäärät kurssisivulle (myös muutokset päivitettävä)
• Mieti prosessimalli
• Päätä demojen päivämäärät mahdollisimman varhain (tiedotus ryhmille heti, esitysaikaa 20min/ryhmä)
• Sähköpostilista ohjaajille:
  • "ohtu-ohjaajat-list@cs" vastaanottajat tiedostoon "/home/group/ohtu/ohtu-ohjaajat-list"
  • lukee vastaanottajat ensimmäisen kerran ensi yönä mainitusta tiedostosta.
• Luo ohjaajille superhessu-tunnukset metricsiin
  • Muistuta ohjaajia, että luovat projektinsa jäsenille tunnukset.
• Tee kaikki salivaraukset heti (Reijo Siven)
  • Tiedota salit ohjaajille ja kurssiwebiin

Kurssin aikana

• Jokaisen sprintin päätteeksi ohjaajien ja prosessisihteereiden yhteinen palaveri
  • Sovi aikataulu ohjaajien kanssa mahdollisimman heti (esim. Doodle-kysely)
  • Noudata aikataulussa ensisijaisesti ohjaajien toiveita, prosessisihteerin estyessä tilalle varahenkilö
• Demojen kutsu tktl-list@cs ja tktl-opiskelijat-list@cs hyvissä ajoin etukäteen
• Kierrä lisenssisopimusten kanssa ryhmät läpi
  • Jos delegoit ohjaajille, varmista itse erikseen, että kaikki opiskelijat ovat allekirjoittaneet lisenssin.
  • Lisenssin tulee olla yhteensopiva GPL/LGPL kanssa.
  • Jos ohjelmisto haluttaisiin tuotteistaa ja saada siitä rahaa, sekin onnistuu.
  • Lisenssin tarkoitus on turvata oikeudet projektin jatkokehitykselle
• Jos vaadit ohjaajilta erikseen jotain materiaalia tai tehtäviä, niin tee esim. Google Docsiin checklist, josta ohjaaja näkee, mitä täytyy muistaa hoitaa