Yliopistolla on matkatoimistopalvelusopimus Arean kanssa. Matkakustannusten pienentämiseksi ja matkustusprosessien kehittämisen vuoksi kaikki yliopiston matkatoimisto-ostot keskitetään sopimuskumppanille.
Ohjeet

SAP-käyttöopas, matkustajan ohje: https://alma.helsinki.fi/download/2000000159688/SAP_matkustaja.pdf
Helsingin yliopiston matkustusohje: https://alma.helsinki.fi/download/2000000174617/HY_matkustusohje2012.pdf
  

Matkapyyntö

 
Matkalle lähtö alkaa matkapyynnön tekemisellä, jota varten pyydetään lähiesimieheltä (esimerkiksi projektin johtaja) hyväksyntä. Matkapyyntö tehdään SAP-ohjelmassa  www.helsinki.fi/sap
"Matkan aihe/peruste" -kenttään kirjoitetaan matkan tarkoitus (esim. konferenssin nimi). "Huomautukset" -kenttään kirjoitetaan, kenen kanssa matkasta on sovittu.   

Matkavaraus

 
Tilattaessa matkustuspalveluita yliopiston laskuun on matkustajalla oltava matkasta matkapyyntö.
Tilaa matkaliput ja majoitus:

• Arean Pro online- varauspalvelun kautta (kirjaudu SAP- ohjelmaan, valitse matkahallinta- välilehdeltä matkojen varaus)
• sähköpostitse osoitteesta yliopisto(at)area.fi  tai
• puhelimitse numerosta 010 818 9580 (palveluaika ma-pe klo 8-17)

Pyydä tilatessasi, että lasku osoitetaan tietojenkäsittelytieteen laitokselle tai projektillesi. Viitteeksi merkitään matkustajan nimi ja tulosyksikkö (laitos H523, HIIT H5233). Yliopisto ei voi maksaa yksityishenkilölle osoitettuja laskuja.

Konferenssiin ilmoittautuminen

Kätevin tapa hoitaa konferenssin ilmoittautumismaksu: tulosta konferenssin ilmoittautumislomake, täytä ja allekirjoita se. Liitä mukaan kopio matkapyynnöstä ja toimita ne Pauliina Pajuselle, huone D239.
Ilmoittautumismaksun voi maksaa myös itse. Tällöin kuitti tulee liittää matkalaskun liitteeksi. 

Matkaennakko

 
Voit saada matkaennakkona 80 % matkan kokonaiskustannuksista. Ano matkaennakkoa matkapyynnön teon yhteydessä.

Matkavakuutus

 
Yliopiston työntekijöillä on koti- ja ulkomaan työmatkoja (sisältää sotariskialueet) varten matkustajavakuutus enintään 6 kk kestävillä matkoilla. Vakuutus kattaa myös matkatavarat (1500 euroa per matka). 
Tarkemmat vakuutustiedot löytyvät  Almasta matkustusohjeista, sivu 10-11: https://alma.helsinki.fi/doclink/198339.
http://www.if.fi/web/fi/henkiloasiakkaat/Vahingot/VahinkoUlkomailla/Pages/Hatatilanne.aspx 

Matkalasku

 
Matkalasku tulee tehdä kahden kuukauden sisällä matkan päättymisestä (paitsi vuodenvaihteessa, jolloin matkalasku tehdään välittömästi).
Matkalasku tehdään SAPissa, ja kuluista tulee esittää alkuperäiset kuitit. Niittaa alkuperäiset kuitit A4-arkille ja lisää henkilönumerosi sekä matkalaskun numero, jotka näkyvät SAPissa. Toimita kuitit Kumpulan kampuspalvelukeskukseen, Heidi Kinnunen, PL 68.
Matkalaskussa käteismaksun "Verokoodi" valitaan kuitissa näkyvän arvonlisäveron perusteella. Pääsääntöisesti ulkomaisissa maksuissa alv 0%. Vaihtoehdot saa näkyviin listasta (nuoli alas). 
Varmista, että matkan kulut on kohdistettu oikealle projektille =(wbs).

Matkakortti

Omalla matkakortilla maksettuja matkoja ei korvata. Jos Helsingin sisäisen liikenteen tai seutumatkan hinnan haluaa matkalaskussa velkoa, niin lippu pitää ostaa kuljettajalta ja tositetta vastaan matka maksetaan.

Maksukortit

Yliopisto kustantaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card -maksukortin. First Card on MasterCard-kortti, joka käy maksuvälineenä yli 230 maassa. Korteilla tekemille ostoille ja käteisnostoille saa keskimäärin 30 päivää korotonta maksuaikaa. Henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan kortin voivat saada henkilöt, jotka matkustavat vähintään 4-5 kertaa vuodessa. Lisätietoja almasta.