Muistilista ulkomaalaisten vierailijoiden isännille / emännille

Ennen vieraan saapumista

1. Pyydä vieraalta syntymäaika, jota tarvitaan työtilan varaukseen ja avainten tilaukseen (amanuenssi Teija Kujala, huone D235) sekä käyttäjätunnuksen tekemiseen (atk-asiantuntija Pekka Niklander, huone A230). Nämä varaukset ja tilaukset on hyvä hoitaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

2. Jos vieraalle maksetaan palkkio vierailuluennosta tai matkakuluja, ota yhteyttä amanuenssi Ellen Mustoseen, huone D237. Kerro eurooppalaiselle vieraalle, että hänellä on oltava IBAN-tilinumero sekä pankin SWIFT- tai BIC-tunnus ja SWIFT-tunnusta kannattaa tiedustella myös Euroopan ulkopuolisilta vierailta. Kerro myös vieraalle, että hänen pitää säilyttää kaikki matkaansa liittyvät kuitit ja hänen on toimitettava ne Ellen Mustoselle. Ellen Mustonen täyttää kaikki tarvittavat kaavakkeet (palkkio vierailuluennosta, lähdeverokorttihakemus, matkalaskulomake).

Helsingin kaupungin Welcome to Helsinki -opas on mittava tietopaketti.

• englanniksi: http://www.visithelsinki.fi/In_English/Visitor.iw3

Vieraan saavuttua

1. Kuitatkaa avain vahtimestareita (henkilöllisyystodistus on tarpeen).
2. Ohjaa hänet vieraalle varattuun työskentelytilaan. Hae käyttäjätunnus vierailijalle atk-ylläpidolta (Pekka Niklander, huone A230). Neuvo vieras talon tavoille esim. puhelimen ja tietokoneen sekä kahvihuoneen käytössä. Kerro mihin esim. lähtevän postin voi laittaa ja kuinka avaimet toimivat. Esittele hänelle laitosta ja laitoksen väkeä. Toivota hänet tervetulleeksi!
3. Jos vieraalle maksetaan palkkio vierailuluennosta tai hänen matkakulujaan maksetaan, käy hänen kanssaan amanuenssi Ellen Mustosen (huone D237) luona. Hän tarvitsee vieraalta allekirjoituksia kaavakkeisiin.
4. Vierailija tarvitsee kuvattoman henkilökortin. Hakemuksia saa amanuenssilta (huone D235).

Lomakkeet

• Lähdeverokorttihakemus
• Matkalaskulomakkeet almassa
• Palkkiolomake