Muistilista ulkomaalaisten vierailijoiden isännille / emännille

Ennen vieraan saapumista

1. Täytä uuden työntekijän/ vierailijan e-lomake soveltuvilta osin https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/37082/lomake.html. Lomakkeen avulla on tarkoitus kerätä kaikki ne tiedot, joita tarvitaan hallinnollisiin toimiin uuden vierailijan aloittaessa laitoksella (mm. sopimus, käyttöluvat, työpiste, avaimet, laitteet). Käyttäjätunnusta ja työtilaa varten erityisen tärkeitä tietoja ovat vierailijan nimi, syntymäaika (tai hetu) sekä vierailun ajankohta.

2. Jos vieraalle riittää oman kannettavan tietokoneen saaminen kiinni langattomaan verkkoon, voi kuka tahansa henkilökunnan jäsen luoda vieraalle korkeintaan viikon voimassaolevan HUPnet-tunnuksen: http://www.helsinki.fi/helpdesk/ohjeet/kayttoluvat_ja_salasanat/kayttoluvat/hupnet-lupa.html.

3. Jos vieraalle maksetaan palkkio vierailuluennosta tai matkakuluja, ota yhteyttä osastosihteeri Pirjo Kokkoseen (D239) tai Päivi Kuuppelomäkeen (A341), jos kyseessä on HIIT:n vierailija. Kerro eurooppalaiselle vieraalle, että hänellä on oltava IBAN-tilinumero sekä pankin SWIFT- tai BIC-tunnus ja SWIFT-tunnusta kannattaa tiedustella myös Euroopan ulkopuolisilta vierailta. Kerro myös vieraalle, että hänen pitää säilyttää kaikki matkaansa liittyvät kuitit ja hänen on toimitettava ne Pirjo Kokkoselle / Päivi Kuuppelomäelle. He täyttävät kaikki tarvittavat kaavakkeet (palkkio vierailuluennosta, lähdeverokorttihakemus, matkalaskulomake, vierailijasopimus).

Helsingin kaupungin Welcome to Helsinki -opas on mittava tietopaketti.

• englanniksi: http://www.visithelsinki.fi/In_English/Visitor.iw3

Vieraan saavuttua

1. Kuitatkaa avain vahtimestareita (henkilöllisyystodistus on tarpeen).
2. Ohjaa hänet vieraalle varattuun työskentelytilaan. Käyttäjätunnuksen voi noutaa ylläpidosta henkilöllisyystodistusta esittämällä (Pekka Niklander, huone A230). Neuvo vieras talon tavoille esim. puhelimen ja tietokoneen sekä kahvihuoneen käytössä. Kerro mihin esim. lähtevän postin voi laittaa ja kuinka avaimet toimivat. Esittele hänelle laitosta ja laitoksen väkeä. Toivota hänet tervetulleeksi!
3. Mikäli kyseessä on pitkäaikainen vierailija (vierailun kesto yli 1 kk), laaditaan vierailijan ja laitoksen välillä vierailijasopimus. Pirjo Kokkonen/ Päivi Kuuppelomäki ottavat tarvittaessa sinuun yhteyttä.
4. Jos vieraalle maksetaan palkkio vierailuluennosta tai hänen matkakulujaan maksetaan, käy hänen kanssaan Pirjo Kokkosen (D239) tai Päivi Kuuppelomäen/HIIT (A341) luona.
5. Vierailija saa halutessaan kuvattoman henkilökortin vierailunsa ajaksi osastosihteeriltä.

Lomakkeet

• Lähdeverokorttihakemus
• Matkalaskulomakkeet almassa
• Palkkiolomake