Asiakirjojen säilytysajat laitoksella
Alla on otteita yliopiston Arkistosäännöstä. Muuton kannalta oleellinen asia on, kuinka kauan eri asiakirjoja on vähintään säilytettävä.
Lukuohje: asiakirjatyyppi, asiakirjan säilyttävä yksikkö (lts tarkoittaa laitosta), arkistointijärjestys ("mapitusjärjestys"), vähimmäissäilytysaika.
Lisätietoja yliopiston kirjaamosta.
Tuhottavan paperin käsittely
Kun haluat viedä paperia silputtavaksi, ota yhteys Exactumin vahtimestareihin (puh. 51111). He avaavat sinulle kellarin silppurihuoneen oven.
5 Opetus
| 5.6 Opetussuunnitelmat ja -ohjelmat, opetuksen järjestäminen | ||||
| Opetussuunnitelmat ja -ohjelmat, tutkintovaatimukset | Tdk, elts, lts | Aikajärjestys | Pysyvä säilytys | |
| Opinto-oppaat | Tdk, elts, lts | Aikajärjestys | Pysyvä säilytys | |
| Opetusilmoitukset | Tdk, elts, lts | Laitoksittain | 5 vuotta | |
| Opetustilavaraukset | HV/ho, elts, lts | Harkinnan mukaan | 1 vuosi | |
| Luentosalien lukujärjestykset | HV/ho, elts, lts | Saleittain | 2 vuotta | |
| Vierailuluentoja ja luennoitsijavieraita koskevat asiakirjat | Tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan | |
| 5.7 Opinto-ohjaus ja -neuvonta | ||||
| Opinto-ohjausta ja -neuvontaa koskevat asiakirjat | HV/ho, tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan | |
| Pienryhmäohjausta koskevat asiakirjat | HV/ho, tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan | |
| 5.8 Opiskelu | ||||
| Kursseille ja opetustilaisuuksiin ilmoittautumiset | Elts, lts | Kursseittain | 1 vuosi | |
| Luettelot kursseille ja opetustilaisuuksiin ilmoittautuneista | Elts, lts | Kursseittain | 1 vuosi | |
| Opetus- ja kurssiaineistot | Elts, lts | Kursseittain | Harkinnan mukaan (* | |
| Kurssien ja opetustilaisuuksien arvioinnit ja loppuraportit | Elts, lts | Kursseittain | Harkinnan mukaan | |
| Opintojen vastaavuutta koskevat hakemukset ja päätökset | Tdk, elts, lts | Aakkosjärjestys/vuosi | 10 vuotta | |
| Opintoharjoitteluun liittyvät asiakirjat | Tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | 2 vuotta | |
| 5.9 Tentit ja kuulustelut, harjoitus- ja seminaarityöt | ||||
| Tentteihin ja kuulusteluihin ilmoittautumiset | Elts, lts | Kuulusteluittain | 1 vuosi | |
| Luettelot tentteihin ja kuulusteluihin ilmoittautuneista | Elts, lts | Kuulusteluittain | 1 vuosi | |
| Tenttien ja kuulustelujen kysymykset | Elts, lts | Kuulusteluittain | 6 kuukautta | |
| Tenttien ja kuulustelujen vastaukset | Elts, lts | Kuulusteluittain | 6 kuukautta | |
| Tenttien ja kuulustelujen valvontaa koskevat asiakirjat | Tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan | |
| Tulosluettelot | Elts, lts | Kuulusteluittain | 10 vuotta | |
| Harjoitustyöt | Elts, lts | Harkinnan mukaan | 2 vuotta | |
| Harjoitusaineet | Elts, lts | Kuulusteluittain | 2 vuotta | |
| Proseminaariesitelmät | Lts | Aakkosjärjestys/vuosi | 2 vuotta | |
| Seminaariesitelmät | Lts | Aakkosjärjestys/vuosi | 5 vuotta | |
| Lisensiaattiseminaariesitelmät | Lts | Aakkosjärjestys/vuosi | 10 vuotta | |
| Kirjoituskokeet | Tdk | Kuulusteluittain | 6 kuukautta | |
| Muut oppilastyöt | Lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan | |
6 Tutkimus
| 6.1 Tutkimustoimen suunnittelutoimet ja -ohjelmat | |||
| Tutkimuspoliittiset suunnitelmat ja -ohjelmat | HV, tdk, elts, lts | Aikajärjestys | Pysyvä säilytys |
| Tutkimustoimen suunnittelua ja kehittämistä koskevat asiakirjat | HV, tdk, elts, lts | Aikajärjestys | Harkinnan mukaan |
| Kansainvälistä tutkijavaihtoa koskevat asiakirjat | HV, tdk, elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| 6.2 Tutkimushankkeet ja -projektit | |||
| Tutkimussuunnitelmat, -ohjelmat ja määrärahahakemukset | HV, tdk, elts, lts | Aikajärjestys | Pysyvä säilytys |
| Tutkimussopimukset | HV, tdk, elts, lts | Aikajärjestys | 10 vuotta päättymisestä |
| Tutkimushankkeiden ja -projektien suunnittelu- ja johtoryhmien ym. elimien pöytäkirjat | Elts, lts | Aikajärjestys | Pysyvä säilytys |
| Tutkimushankkeisiin ja -projekteihin liittyvät lupa- ym. asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| Tutkimushankkeiden ja -projektien toimintaan ja tukimuksen edistymiseen liittyvät muistiot, selvitykset ja muut asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| Tutkimuksen talousarviot ja tutkimuksen rahoitusta koskevat asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| 6.3 Tutkimusapurahat ja -stipendit | |||
| Tutkimusapurahoja ja -stipendejä koskevat hakemukset sekä selvitykset apurahojen ja stipendien käyttämisestä | HV, tdk, elts, lts | Aakkosjärjestys/vuosi | Pysyvä säilytys |
| 6.4 Tutkimusaineistot | |||
| Tutkimusaineistot | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| Henkilötietoja sisältävät tutkimusrekisterit ja asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | 5 vuotta, arkaluonteisia tietoja sisältävät 2 vuotta (* |
| Tutkimusaineistoja koskevat luettelot, hakemistot, rekisterit ja muut asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
| Tutkimusaineistojen keräämistä ja hankintaa koskevat asiakirjat | Elts, lts | Harkinnan mukaan | Harkinnan mukaan |
(*
Tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävät opetus- ja tutkimusaineistot säilytetään pysyvästi. Muita aineistoja säilytetään niin kauan kuin aineistoja tarvitaan. Yliopistolle kuuluvien opetus- ja tutkimusaineistojen säilytysajoista päättää laitoksen esimies, erillislaitoksen johtaja tai tutkimushankkeen johtaja.
Henkilötietoja sisältävien tutkimusrekisterien säilytysajat on määrätty henkilörekisteriasetuksessa (476/87). Yliopistolle kuuluvien, henkilötietoja sisältävien tutkimusrekisterien säilyttämisestä pysyvästi päättää laitoksen esimies, erillislaitoksen johtaja tai tutkimushankkeen johtaja.
Yksittäisille tutkijoille kuuluvien, henkilötietoja sisältävien tutkimusrekisterien säilyttämisestä pysyvästi päättää tietosuojalautakunta.