[logo]
UNIVERSITY OF HELSINKI
FACULTY OF SCIENCE
Department of Computer Science

 

Microsoft Office 365
Deployment at the Department of Computer Science
Käyttöönotto tietojenkäsittelytieteen laitoksella (alla)

 

Deployment of Microsoft Office 365 at the Department of Computer Science will start today March 16, 2015. The use of Microsoft Office 365 will be launched in the entire university during this year. In the first phase, email and calendar services will be made available. Later on, instant messaging service Lync, file storage system OneDrive, community service Yammer and Office Online web services will be added to the mix. The IT Center provides Helpdesk and on-site support services for the deployment.

Features

What should I know?

The following instructions consern mainly users using the ubiquos Outlook Web App to access their email, not so much users using the Windows Outlook 2013 desktop application.

What should I do?

  1. You should first read the End User Licence Agreement (EULA): Terms of use for Microsoft Office 365 cloud services (in Flamma). Some people might be interested to take a look at the Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses)1 which actually, among other things, defines the privacy and security terms of the service.
  2. Activate your Office 365 account (mailbox and calendar).
  3. Wait until the next morning. Check that you have received the notification that your Office 365 account is ready. You will get the notification into your current firstname.lastname@helsinki.fi mailbox (mappi or cs.helsinki.fi if you have previously forwarded your helsinki.fi mail to cs.helsinki.fi). Overnight, your helsinki.fi mail address has been automatically re-routed to Microsoft Office 365.
  4. Decide where you want to read your email.
    • Case A: You have used cs.helsinki.fi mail and want to continue to do so
      1. Login to office365.helsinki.fi and select mail forwarding by clicking
        [wheel]  ... Options ... account ... connected accounts ... forwarding   or
        [wheel]  ... Options ... (Mail / Accounts) ... Forwarding
        depending the OWA version in use.
      2. Enter username@cs.helsinki.fi as the forwarding address.
    • Case B: You have used cs.helsinki.fi mail and want to switch to Office 365
      1. Use the forwading tool at mail.cs.helsinki.fi/forward and select
        Forward all my mail to the Microsoft Office 365 cloud service of the University.
      2. If you later change your mind you can use the same tool to revert your choice by selecting
        Do not forward my mail to the Microsoft Office 365 cloud, but use the local mail system of the Department.
    • Case C: You have used mappi (webmail.helsinki.fi) and want to switch to Office 365
      1. Use the forwading tool at mail.cs.helsinki.fi/forward and select
        Forward all my mail to the Microsoft Office 365 cloud service of the University.
      2. Login to webmail.helsinki.fi and set forwarding from mappi to username@office365.helsinki.fi. This for the case where somebody sends you mail directly to mappi. See IT Center instructions.
    • Case D: You have used mappi (webmail.helsinki.fi) but want to switch to cs.helsinki.fi mail
      1. Use the forwading tool at mail.cs.helsinki.fi/forward and select
        Do not forward my mail to the Microsoft Office 365 cloud, but use the local mail system of the Department.
      2. Login to office365.helsinki.fi and select mail forwarding by clicking
        [wheel]  ... Options ... account ... connected accounts ... forwarding   or
        [wheel]  ... Options ... (Mail / Accounts) ... Forwarding
        depending the OWA version in use.
      3. Enter username@cs.helsinki.fi as the forwarding address.
      4. Login to webmail.helsinki.fi and set forwarding from mappi to username@cs.helsinki.fi. See IT Center instructions.
    • Case E: You have forwarded you mail somewhere else through mappi and/or cs.helsinki.fi
      1. Login to office365.helsinki.fi and create another mail forwarding by clicking
        [wheel]  ... Options ... account ... connected accounts ... forwarding   or
        [wheel]  ... Options ... (Mail / Accounts) ... Forwarding
        depending the OWA version in use.
      2. Enter your forwarding address.
      3. Remember that university personnel should not forward their email outside the University (except Microsoft Office 365). See instructions (in Flamma).

Using Office 365 on mobile devices

Do not use the Microsoft apps Outlook for iOS or Outlook for Android. These apps submit all the credentials information, including your password, back to Microsoft. This is against the University's user policy. The IT center helpdesk has good instructions how to use Office 365 on Windows 8 phones, iPhones and iPads", and Android devices. However, the Android instructions are as of this writing available only in Finnish.

Synchronizing Office 365 and Google calendars

Many users would like to do this but this is not possible. There exists some (usually paid) services which try to accomplish this but they are not real-time and are usually incomplete. Microsoft's official advice, essentially, is to stop using Google calendar and migrate to their service. However, with mobile Android and iOS devices and Macs you can view both Office 365 and Google calenders in the same application. We are unaware of any web based service for this.

Office 365 (OWA) compatible browsers and devices

Fully supported: IE11 or later (Windows), Firefox 35 or later (Windows/Linux), Chrome 40 or later (Windows/Linux), Safari 7 or later (OS X), Windows Phone 8. Other browsers and devices may be only partially supported, some only by the OWA light version.

Official IT Center Office 365 links

 

--------
1 This is the Microsoft standard agreement. It is likely to be a part of the agreement between the University and Microsoft.

 

Microsoft Office 365
Käyttöönotto tietojenkäsittelytieteen laitoksella

 

Microsoft Office 365:n käyttöönotto tietojenkäsittelytieteen laitoksella alkaa tänään 16. maaliskuuta 2015. Microsoft Office 365 otetaan käyttöön koko yliopistolla tämän vuoden aikana. Ensi vaiheessa tarjolle tulevat sähköposti ja kalenteri. Myöhemmin käyttöön tulevat pikaviestipalvelu Lync, OneDrive-tallennustila sekä yhteisöpalvelu Yammer ja Office Online -verkkopalvelut. Tietotekniikkakeskus tarjoaa käyttöönottoon sekä Helpdeskin että lähituen palvelut.

Ominaisuuksia

Mitä minun tulisi tietää?

Seuraavat ohjeet koskevat pääasiallisesti käyttäjiä, jotka käsittelevät postiaan kaikkialla saatavilla olevalla Outlook Web App www-palvelulla, ei niinkään Windows Outlook 2013 työpöytäsovelluksen käyttäjiä.

Mitä minun tulisi tehdä?

  1. Lue ensin loppukäyttäjän lisenssisopimus (EULA): Microsoft Office 365 -pilvipalvelujen käyttöehdot (Flammassa). Jotkut käyttäjät saattavat olla kiinnostuneita dokumentista Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses)1, joka muiden asioiden ohessa määrittelee palvelun yksityisyyteen ja turvallisuuteen liittyvät seikat.
  2. Aktivoi Office 365 -tilisi (sähköposti ja kalenteri).
  3. Odota seuraavaan aamuun. Tarkasta, että vahvistus siitä, että Office 365 -tilisi on luotu, on saapunut. Vahvistus lähetetään nykyiseen etunimi.sukunimi@helsinki.fi sähköpostiisi (mappiin tai cs.helsinki.fi-postiin, jos olet ohjannut helsinki.fi-postin cs.helsinki.fi-osoitteeseesi). Yön aikana helsinki.fi-postiosoitteesi on uudelleenohjattu automaattisesti Microsoft Office 365:een.
  4. Päätä ja valitse, mistä postijärjestelmästä aiot lukea postisi.
    • Tapaus A: Olet käyttänyt cs.helsinki.fi-postia ja haluat jatkaa sen käyttämistä
      1. Kirjaudu palveluun office365.helsinki.fi ja valitse postin edelleenlähetys napsauttamalla
        [ratas] ... Asetukset ... tili ... liitetyt tilit ... edelleenlähetys   tai
        [ratas] ... Asetukset ... (Posti / Tilit) ... Edelleenlähetys
        riippuen käytössä olevasta OWA-versiosta.
      2. Syötä tunnus@cs.helsinki.fi edelleenlähetysosoitteeksi.
    • Tapaus B: Olet käyttänyt cs.helsinki.fi-postia, mutta haluat sen vaihtaa Office 365:een
      1. Käytä edelleenlähetystyökalua paikassa mail.cs.helsinki.fi/forward ja valitse
        Ohjaa kaikki postini yliopiston Microsoft Office 365 -pilvipalveluun.
      2. Jos muutat mieltäsi myöhemmin, niin voit käyttää samaa työkalua ja valita vaihtoehdon
        Älä ohjaa postiani Microsoft Office 365 -pilvipalveluun. Käytä laitoksen paikallista postijärjestelmää.
    • Tapaus C: Olet käyttänyt mappia (webmail.helsinki.fi), mutta haluat vaihtaa sen Office 365:een
      1. Käytä edelleenlähetystyökalua paikassa mail.cs.helsinki.fi/forward ja valitse
        Ohjaa kaikki postini yliopiston Microsoft Office 365 -pilvipalveluun.
      2. Kirjaudu palveluun webmail.helsinki.fi ja aseta edelleenohjaus mapista osoitteeseen tunnus@office365.helsinki.fi. Tämä sitä varten, että joku saattaa lähettää postia suoraan mappiin. Katso tietotekniikkakeskuksen ohjeita.
    • Tapaus D: Olet käyttänyt mappia (webmail.helsinki.fi), mutta haluat siirtyä käyttämään cs.helsinki.fi-postia
      1. Käytä edelleenlähetystyökalua paikassa mail.cs.helsinki.fi/forward ja valitse
        Älä ohjaa postiani Microsoft Office 365 -pilvipalveluun. Käytä laitoksen paikallista postijärjestelmää.
      2. Kirjaudu palveluun office365.helsinki.fi ja valitse postin edelleenlähetys napsauttamalla
        [ratas] ... Asetukset ... tili ... liitetyt tilit ... edelleenlähetys   tai
        [ratas] ... Asetukset ... (Posti / Tilit) ... Edelleenlähetys
        riippuen käytössä olevasta OWA-versiosta.
      3. Syötä tunnus@cs.helsinki.fi edelleenlähetysosoitteeksi.
      4. Kirjaudu palveluun webmail.helsinki.fi ja aseta edelleenohjaus mapista osoitteeseen tunnus@office365.helsinki.fi. Katso tietotekniikkakeskuksen ohjeita.
    • Tapaus E: Postisi lähetetään edelleen jonnekin muualle mapin ja/ta cs.helsinki.fi-postin kautta
      1. Kirjaudu palveluun office365.helsinki.fi ja valitse postin edelleenlähetys napsauttamalla
        [ratas] ... Asetukset ... tili ... liitetyt tilit ... edelleenlähetys   tai
        [ratas] ... Asetukset ... (Posti / Tilit) ... Edelleenlähetys
        riippuen käytössä olevasta OWA-versiosta.
      2. Syötä edellenlähetysosoitteesi.
      3. Muista, että yliopiston henkilökunnan ei tulisi lähettää postiaan edelleen yliopiston ulkopuolelle (paitsi Microsoft Office 365:een). Katso ohjetta (Flammassa).

Office 365:n käyttö mobiililaitteilla

Älä asenna Microsoftin sovelluksia Outlook for iOS tai Outlook for Android. Nämä sovellukset lähettävät kaikki käyttöoikeustiedot, mukaanlukien salasanasi, Microsoftille. Yliopiston käyttösääntöjen mukaan käyttäjätunnusta ja salasanaa ei saa koskaan luovuttaa ulkopuolisille. Tietotekniikkakeskuksen helpdeskissä on hyvät ohjeet Office 365:n käytöstä Windows 8 -puhelimilla, iPhoneilla ja iPadeillä sekä Android-laitteilla.

Office 365:n ja Googlen kalenteriden synkronointi

Monilla käyttäjillä olisi tarvetta tälle, mutta se ei ole mahdollista. On olemassa joitakin (tavallisesti maksullisia) palveluita, jotka yrittävät toteuttaa tämän, mutta ne eivät toimi tosiaikaisesti ja ovat yleensä puutteellisia. Microsoftin virallinen ohje on periaatteessa lopettaa Googlen kalentereiden käyttö ja siirtyä käyttämään heidän palveluaan. Android- ja iOS-mobiililaitteilla ja Maceillä saa kuitenkin sekä Office 365:n että Googlen kalenterit näkymään samassa sovelluksessa. Tiedossamme ei ole www-sovellusta, joka toteuttaisi tämän.

Office 365 (OWA) -yhteensopivat selaimet ja laitteet

Täysin tuetut: IE11 tai uudempi (Windows), Firefox 35 tai uudempi (Windows/Linux), Chrome 40 tai uudempi (Windows/Linux), Safari 7 tai uudempi (OS X), Windows Phone 8. Muut selaimet ja laitteet saattavat olla vain osittain tuettuja, jotkin mahdollisesti vain OWA light -versiossa.

Tietotekniikkakeskuksen viralliset Office 365 -linkit

 

--------
1 Tämä on Microsoftin vakiosopimus. On todennäköistä, että se on myös yliopiston ja Microsoftin välisen sopimuksen osa.

 

-- 
Petri Kutvonen
University of Helsinki - Department of Computer Science
http://www.cs.helsinki.fi/Petri.Kutvonen