Laitoksen kirjahankinnoista vastaa laitoksen kirjastoyhdyshenkilö, joka on myös laitoksen edustaja Kumpulan tiedekirjaston johtokunnassa. Hallintokaudella 2007-2009 tehtävää hoitaa amanuenssi Teija Kujala.
Kumpulan tiedekirjasto hoitaa kirjahankinnat keskitetysti ja liittää hankitut kirjat kokoelmiinsa. Tämä koskee myös laitoksella toimivien projektien hankkimia kirjoja. Tietojenkäsittelytieteen kirjallisuudesta vastaa tällä hetkellä kirjastonhoitaja Anna-Kaisa Hyrkkänen.
Kirjojen sijoituspaikat
Laitoksen hankkima kirja sijoitetaan johonkin seuraavista kokoelmista:
- Käsikirjasto
- Kirja on sijoitettu kirjaston ryhmätyösaliin hakuteokseksi
- Laitoskokoelma
- Kirja on nimetyn laitoksella työskentelevän henkilön käytössä ja vastuulla esim. hänen työhuoneeseensa sijoitettuna. Tämän henkilön yhteystiedot näkyvät kirjaston tietokannoista. Kun kirjan erityistarve päättyy esim. tutkimushankkeen päättyessä tai henkilön siirtyessä muihin tehtäviin, kirja siirretään tavalliseksi lainattavaksi kirjaksi.
- Kurssikirjakokoelma
- Kirja on jollekin kurssille nimetty oppikirja. Se on sijoitettu kurssikirjahyllyyn, mistä kuka tahansa voi lainata sen. Lainojen kiertoa on hieman nopeutettu muihin lainattaviin kirjoihin verrattuna.
- Lukusali
- Kirjaston lukusalissa on yleensä kurssikirjasta yksi kappale, jota ei saa kotilainaan.
- Tavalliset lainattavat kirjat
- Kirja ei kuulu mihinkään edellisistä kategorioista. Se on sijoitettu aiheensa mukaiseen paikkaan hyllyssä, mistä kuka tahansa voi lainata sen.
Kirjan tilaaminen
Tilauspyyntö toimitetaan pääsääntöisesti laitoksen kirjastoyhdyshenkilölle, joka hyväksyy sen ja toimittaa edelleen kirjastoon. Tilauspyynnön voi jättää myös kirjastoon tietojekäsittelytieteestä vastaavalle kirjastonhoitajalle, joka toimittaa sen laitoksen kirjastoyhdyshenkilön hyväksyttäväksi, ellei kirjan tilaaja maksa hankintaa omasta projektistaan.
Tarvittavat tiedot riippuvat kirjan käyttötarkoituksesta ja maksajasta:
- Kurssin oppikirja
- Laitoksen opetushallinto toimittaa kirjastoyhdyshenkilölle vuosittain listan luennoitavien kurssien kurssikirjoista ja arvioiduista opiskelijamääristä. Lista perustuu opinto-opasta varten kerättyihin tietoihin. Jos jonkin kurssin kurssikirja poikkeuksellisesti varmistuu niin myöhään, että sen tiedot eivät ehdi tähän listaan, kurssin vastuuhenkilö toimittaa tiedot suoraan kirjastoyhdyshenkilölle. Kurssikirjoista pyritään pitämään yksi lainattava kappale kymmentä opiskelijaa kohti sekä yksi lukusalikappale. Kirjat sijoitetaan kurssikirjakokoelmaan ja lukusaliin.
Kurssikirjojen hankintaan on (toistaiseksi) osoitettu varoja laitoksen budjetin ulkopuolelta, joten niiden erottaminen muista kirjahankinnoista on tärkeää. Kurssien oppikirjoja voidaan myös hankkia laitoksen normaaleilla määrärahoilla laitoskokoelmaan kurssin opettajien käyttöön. Tällaisia hankintoja varten kurssin vastuuhenkilö toimittaa kirjastoyhdyshenkilölle lyhyesti perustellun tilauspyynnön.
- Projektin käyttöön tuleva kirja
- Projektin vastuuhenkilö toimittaa kirjastoyhdyshenkilölle tai kirjastoon tilauspyynnön, josta ilmenee, mistä varoista kirja maksetaan. Lisäksi mainitaan kirjan sijoituspaikka, joka on yleensä laitoskokoelma. Laitoskokoelmaan tuleville kirjoille ilmoitetaan kirjan vastaanottavan vastuuhenkilön nimi. Jos kyseessä on uuden projektin ensimmäinen kirjatilaus, annetaan myös projektin perustiedot: nimi, kesto ja vastuullinen johtaja.
Kirjan saavuttua kirjasto ilmoittaa asiasta vastaanottajalle ja toimittaa samalla laskun projektille.
- Muu kirja
- Kuka tahansa laitoksella työskentelevä voi pyytää tilaamaan tarpeelliseksi katsomansa kirjan. Myös opiskelijat voivat esittää tilauspyyntöjä, mutta heidän toivotaan ensisijaisesti kanavoivan pyyntönsä sopivan opettajan kautta (esim. gradun ohjaaja tai kurssin luennoija). Pyyntöön liitetään lyhyet perustelut, mielellään linkki kirjan verkkosivulle sekä ehdotus kirjan sijoituspaikasta (tyypillisesti tavallinen lainattava kirja tai käsikirja). Perustelujen ei normaalitilanteessa tarvitse olla kovin yksityiskohtaisia, sillä tavoitteena on pitää yllä kattavaa kokoelmaa laitoksella edustettujen alojen parhaita oppi- ja käsikirjoja. Kirjastoyhdyshenkilö hyväksyy tilauspyynnön tai tarvittaessa pyytää lisäselvitystä. Kirjastoyhdyshenkilö toimittaa hyväksytyn tilauspyynnön edelleen kirjastoon, jolloin kirja maksetaan laitoksen määrärahoilla.
Kirjan saavuttua kirjasto ilmoittaa asiasta tilauspyynnön tekijälle (tai muulle tämä nimeämälle henkilölle), joka halutessaan saa kirjan ensimmäisenä lainaan (ellei se mene käsikirjastoon).