Tietohallintojohtaja on hyväksynyt 22.12.2006 Helsingin yliopistolla noudatettavat tietojärjestelmien käyttösäännöt. Uudistetut säännöt astuvat heti voimaan ja ne korvaavat vuodesta 1999 voimassa olleet käyttösäännöt. Näitä käyttösääntöjä noudatetaan myös tietojenkäsittelytieteen laitoksella.
- Koko sääntökokoelma
Seuraavassa tärkeimmät säännöt:
Säännöt eivät ole hengeltään merkittävästi muuttuneet aiemmin voimassa olleisiin sääntöihin verrattuna. Uudistuksia on kuitenkin paljon ja sääntöjen yksityiskohtaisuus on huomattavasti lisääntynyt. Kaikkia käyttöluvan haltijoita kehotetaankin nyt tutustumaan uusiin käyttösääntöihin, tämä koskee niin vanhoja kuin uusiakin käyttäjiä.
Seuraavassa eräitä kohtia, joihin on syytä kiinnittää huomiota:
- Tietojärjestelmien käyttösääntöjen kohdassa 2 on eksplisiittinen kielto järjestelmien käytöstä poliittiseen toimintaan (lukuunottamatta yliopistovaaleja, opiskelijajärjestöjä ja niiden alayhdistyksiä sekä henkilökunnan ammattiyhdistyksiä).
- Tietojärjestelmien ylläpitosäännöissä kohdassa 4.4 annetaan ylläpidolle aikaisempaa vapaampi oikeus puuttua käyttäjien tiedostojen sisältöön (kirjallisesta pyynnöstä, jos esimerkiksi yliopiston tehtävien hoito on vaarassa vaikeutua). Lisäksi yksikön esimies voi aina määrätä ylläpitäjän antamaan nimetylle henkilölle käyttöoikeuden tarvittaviin tiedostoihin.
- Sähköpostin käsittelysääntöjen kohdan 2.4 mukaan virkasähköpostin ohjaaminen yliopiston ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty. Koska henkilökuntaan tai yliopiston hallintoelimeen kuuluvan henkilön postiosoitteeseen saapuvasta postista ei voida erottaa, mikä on virkasähköpostia, merkitsee tämä näiden henkilöiden osalta ehdotonta sähköpostin edelleenohjauskieltoa.
- Sähköpostin käsittelysääntöjen kohdan 2.6 mukaan työntekijä ei saa käyttää yliopiston ulkopuolista sähköpostiosoitetta yliopistoon liittyviin työtehtäviin. Saman kohdan mukaan yliopisto voi edellyttää myös opiskelijoilta yliopiston sähköpostiosoitteen käyttöä sähköpostin avulla tapahtuvassa asioinnissa. Käytännössä tämä kieltää esim. iki-osoitteiden käytön yliopistoon liittyvissä asioissa.
Täydentävät ohjeet
Järjestelmien ylläpitäjät voivat tarvittaessa antaa näitä sääntöjä täydentäviä ohjeita. Tietojenkäsittelytieteen laitoksen osalta viitteet näihin ohjeisiin pyritään kokoamaan tälle sivulle.