Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivämäärä: 4.2.2014 Päivitetty: 14.3.2016 (puhelinnumerot)

1. Rekisterinpitäjä	Tietojenkäsittelytieteen laitos, Helsingin yliopisto PL 68 (Gustaf Hällströmin katu 2b) 00014 Helsingin yliopisto Puhelin 02941 911, fax (09) 876 4314
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö	Tietotekniikkapäällikkö Petri Kutvonen PL 68 (Gustaf Hällströmin katu 2b) 00014 Helsingin yliopisto Puhelin 02941 51126, fax (09) 876 4314 Sähköposti: Petri.Kutvonen@cs.helsinki.fi
3. Rekisterin nimi	Helsingin yliopiston matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opintotietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)	Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opetuksen kehittäminen tekemällä selvityksiä ja tilastollisia analyysejä matemaattis-luonnotieteellisen tiedekunnan opiskelijoiden opintotiedoista.
5. Rekisterin tietosisältö	Rekisterin tietosisältö vastaa Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintorekisterin sisältöä, kuitenkin siten rajattuna, että siihen sisältyy vain matemaattis-luonnontieteellisen tedekunnan koulutusohjelmissa opiskeleviin henkilöihin liittyviä tietoja. Rekisteri ei välttämättä sisällä kaikkia Oodi-opintohallintorekisterin sisältämiin tietoryhmiin liittyviä tietoja. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: Opiskelijan perustietdot henkilötunnus opiskelijanumero, joka toimii yliopistossa henkilötunnuksen sijasta opiskelijan tunnistetietona nimitiedot yhteystiedot sukupuoli kansalaisuus ja ulkomaalaisen kotimaa äidinkieli ja asiointikieli kotipaikkatiedot opiskelijaluetteloon ottamispäivämäärä matrikkelinumero lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot jäsenyys ylioppilaskunnassa jäsenyys osakunnassa opiskelijan entiset nimet ja niiden voimassaoloajat tietojen luovuttamista koskevat luvat Opiskelijan opinto-oikeudet opiskelijan tiedekuntaa, koulutusohjelmaa, suuntautumisvaihtoehtoa ja pääainetta koskevat tiedot opinto-oikeuden asema opinnoissa (ensisijainen/toissijainen jne.) opinto-oikeuden kattavuus (alemman tutkinnon suoritusoikeus, ylemmän tutkinnon suoritusoikeus, tieteellisen tai ammatillisen jatkotutkinnon suoritusoikeus, erilliset opinnot, avoimen yliopiston opinnot) opinto-oikeuden kiintiö opinto-oikeuden väylä (esim. avoimen yliopiston opintojen tai ammatillisen tutkinnon perusteella saatu tutkinnon suoritusoikeus) opinto-oikeuden myöntäjää koskevat tiedot Opiskelijan opintosuoritukset opintosuorituksen laji (esim. opintojakso tai opintokokonaisuus, hyväksiluettu opintojakso, pro gradu tutkielma, jne.) suorituspäivämäärä laajuus opintoviikkoina tai opintopisteinä hyväksyjä arvostelu opintokokonaisuuksien rakenne (kokonaisuuksiin liitetyt opintojaksot) Opiskelijan Helsingin yliopistossa suorittamat tutkinnot Jokaisesta opiskelijan Helsingin yliopistossa suorittamasta tutkinnosta talletetaan tutkintotodistuksesta ilmenevät tiedot: tutkinto koulutusohjelma suuntautumisvaihtoehto pääaine suorituspäivämäärä hyväksyjä (tiedekunta) laajuus opintoviikkoina tai opintopisteinä Opiskelijan Helsingin yliopiston ulkopuolella suorittamat tutkinnot Opiskelijan suorittamista, opinto-oikeuden edellytyksenä olleista tutkinnoista mm. ylioppilastutkinnosta talletetaan tutkinto oppilaitos jossa tutkinto on suoritettu tutkinnon suorituspäivä Opettajan/hallintohenkilön perustiedot Opetusta antavasta opettajasta tai Oodi-järjestelmän käyttöön oikeutetusta henkilöstä talletetaan henkilötunnus henkilönumero nimitiedot yhteystiedot toimintayksikkö, jossa työskentelee tehtävänimike järjestelmän käyttöoikeustiedot Tenttien ja kurssien ilmoittautumistiedot Opetusta antavan yksikön toimihenkilö voi syöttää Oodi-järjestelmään kurssien ja tenttien ilmoittautumistiedot. Niissä yksiköissä, joissa WebOodin ilmoittautumisjärjestelmä on käytössä, opiskelija voi tehdä ilmoittautumisen itse WebOodin kautta. tentin tai kurssin yksilöintitiedot tentin tai kurssin opettajan yksilöintitiedot ilmoittautuneen opiskelijan yksilöintitiedot Henkilökohtaisen opintosuunnitelman tiedot opiskelijan opinto-oikeustiedot suunniteltujen opintokokonaisuuksien ja -jaksojen tiedot opiskelijan kirjaamat suunnitelman tavoite- ja arviointitiedot tiedot suoritetuista opinnoista ohjaajien tiedot ohjaajien antama palaute
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintorekisteri
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset	Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opintotietorekisteristä ei luovuteta tietoja muuten kuin mitä Henkilötietolain (523/1999) 26 § mukainen tarkastusoikeus vaatii. Koska rekisterin tietosisältö on aina osajoukko Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintorekisterin tietosisällöstä, osoitetaan muut lakien edellyttämät ja muista syistä johtuvat luovutyspyynnöt aina suoraan Oodi-opintohallintorekisterille. Rekisterin sisältämien tietojen perusteella voidaan voidaan laatia selvityksiä ja tutkimuksia matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opetuksen kehittämiseksi, jotka voivat olla julkisia. Näihin selvityksiin ja tutkimuksiin ei koskaan sisälly opiskelijoita yksilöiviä henkilötietoja.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle	Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet	A Manuaalinen aineisto Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei kenenkään yksityisyyttä vaaranneta. Manuaaliset aineistot säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset pääse niitä näkemään säilyttämällä aineistot aina lukituissa tiloissa. Vanhentunut aineisto silputaan. Luvan manuaalisen aineiston käsittelyyn antaa matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opintoasianpäällikkö Anne Palo-Kauppi, puh. 050 4480135. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin tiedot säilytetään Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen laitoksen tietokoneilla, jotka sijaitsevat tietojenkäsittelytieteen laitoksen kulunvalvonnalla varustetussa konehuoneessa. Rekisteriin on pääsy vain erityisillä oikeuksilla. Koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla. Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi. Järjestelmän atk-teknisestä ylläpidosta huolehtii tietojenkäsittelytieteen laitoksen tietotekniikkaryhmä, jolla voi teknisistä syistä olla pääsy rekisteriin. Luvat rekisterin varsinaiseen käyttöön myöntää opintoasianpäällikkö Anne Palo-Kauppi. Tietotekniikkaryhmän luvat myöntää tietotekniikkapäällikkö Petri Kutvonen.