Quality Manual of the Department of Computer Science

Henkilöstöpalvelut

Laitoksen työnjaossa opetus- ja tutkimushenkilöstö keskittyy perustehtävien mukaisesti opetukseen ja tutkimukseen, jota puolestaan hallinto -ja tukipalveluhenkilöstö tukee ammattimaisesti.

Hallinto- ja tukipalvelujen työnjako on kuvattu sivulla http://www.cs.helsinki.fi/laitos/hallinnon_tehtavat.html. Henkilökunnan intranet-sivuille on koottu hallintoa koskevat ohjeet ja tiedot. Laitoksen henkilöstöoppaaseen on kerätty yhteen tiedot henkilöstösuunnitelmasta, henkilöstön hyvinvoinnista, työterveydestä ja sairastamisesta, uuden työntekijän ohjeista, kokonaistyöajasta, kehityskeskusteluista, palkkausjärjestelmästä (UPJ) sekä muista henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista.

Laitoksella on toisaalla tässä toimintakäsikirjassa kuvattu oma Henkilöstö, joka täsmentää yliopiston henkilöstöpoliittisen ohjelman linjauksia palvelussuhteista.

Laitoksen johtajalla on kokonaisvastuu laitoksen henkilöstöhallinnosta ja sen toteuttamisesta laitoksen oman, tiedekunnan ja yliopiston yhteisen henkilöstöpolitiikan mukaisesti.

 

Palkka- ja palvelusuhdeasiat

Yleistä palvelussuhdeasioista

Henkilöstöhallinnon tavoitteena on hoitaa tehtävät virheettömästi ja viivytyksettä toimintaa ohjaavien säädösten ja ohjeiden mukaisesti. Henkilöstölle tiedotetaan laeissa ja yliopiston säädöksissä ja ohjeissa tapahtuneista muutoksista eri kanavia käyttäen: sähköpostilistat, laitosten omat sisäiset tiedotuslehdet, johtoryhmien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, tiedekunnan tiedote. Prosessit ovat määrämuotoisia eli samat tehtävät hoidetaan samalla tavalla yksiköstä riippumatta. Henkilöstöasioita hoitavat muodostavat verkoston, joka tapaa säännöllisesti tiedekunnan hallintopäällikön ja henkilöstösihteerin kokoonkutsumana.

Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet osana johtamismenettelyjä on kuvattu Johtamisjärjestelmän yhteydessä. Tähän sisältyy mm. yhteistoimintamenettely.

Laitoksella noudatetaan yliopiston yleistä ja yhtenäistä palvelussuhdekäytäntöä ja henkilöstöpolitiikkaa. Ohjeita palvelussuhdeasioihin löytyy yliopiston intranetistä (ks. henkilöstöasiat/ palvelussuhdeasiat). Sieltä löytyy tietoa mm. virka- ja työsopimussuhteista, palkanmaksuun liittyvistä asioista, uudesta palkkausjärjestelmästä, työajasta, lomasta ja virkavapauksista, sekä virkasuhteen purkamisesta. Lisäohjeita laitoksen käyttöön on laitoksen intranetissä.

Palvelussuhdeasioita hoidetaan tiedekunnassa kansliassa sekä laitoksilla. Kampuksella henkilöstöhallintoa hoitaa lisäksi kampuspalveluyksikkö. Työnjako on seuraava:

Tiedekunnan kanslia

  • tiedekunnan virkojen perustamista, lakkauttamista ja siirtämistä koskevien asioiden valmistelu-, esittely- ja päätösten toimeenpanotehtävät
  • virantäyttöasiat: professorin virkojen täyttämisen valmistelu-, esittely- ja päätösten toimeenpanotehtävät sekä niiden virkojen, joihin tiedekuntaneuvosto tai dekaani nimittää, täyttämisen valmistelu-, esittely- ja päätösten toimeenpanotehtävät
  • hakuilmoitusten laatiminen
  • dosenttiasioiden valmistelu-, esittely- ja päätösten toimeenpanotehtävät
  • apuraha- ja stipendiasiat
  • palvelussuhde- ja oikeusturva-asioiden neuvonta
  • akateemisen pätevöitymisen arviointiin liittyvät valmistelutehtävät
  • henkilöstöasioihin liittyvien selvitysten ja tilastojen laatiminen
  • tiedekunnan kanslian henkilökunnan henkilö- ja palvelussuhdeasiat

Laitokset

  • laitoksen henkilöstöhallintoon liittyvä suunnittelu
  • laitoksen virkojen perustamista, lakkauttamista ja siirtämistä koskevien asioiden valmistelu-, esittely- ja päätösten toimeenpanotehtävät
  • virantäyttöasiat: muiden kuin tiedekunnan kanslian vastuulla olevien virkojen täyttämisen valmistelutehtävät
  • työsuhteisen henkilöstön henkilö- ja palvelussuhdeasiat
  • sivutoimisten tuntiopettajien henkilö- ja palvelussuhdeasiat
  • apuraha- ja stipendiasiat
  • vuosilomatietojen tallentaminen henkilötietojärjestelmään
  • yliopistoharjoittelija-asiat, siviilipalvelusmiesasiat
  • ulkomaalaisten vierailijoiden ja työntekijöiden opastus ja käytännön asioissa avustaminen
  • akateemisen pätevöitymisen arvioinnin valmistelutehtävät
  • henkilöstöasioihin liittyvä tiedottaminen ja neuvonta
  • TUHTI-, JULKI- ym. rekistereiden ylläpito
  • henkilöstöasioihin liittyvien selvitysten ja tilastojen laatiminen

Kampuspalvelukeskus

  • laitosten ja erillisten laitosten henkilöstöasioiden hoitamista palvelusopimusten perusteella sekä palvelusuhdeasioiden neuvonta ja ohjaus
  • henkilöstöjärjestelmän tallennustyö (palvelussuhdeasiat, poissaolot, henkilö- ja tutkintotiedot jne. lukuunottamatta vuosilomien tallentamista)
  • palkkojen ja palkkioiden maksatukseen liittyvät asiat
  • sairaus- ja tapaturma-asiat
  • työllisyysvaroin palkatut

Laitoksen omat ohjeet löytyvät henkilöstöoppaasta. Sieltä löytyy tietoa mm. työterveyteen ja sairastamiseen sekä työterveyshuoltoon liittyvistä asioista, matkustamisesta, henkilökorteista ja avaimista, postista, puhelimesta, toimistotarvikkeista ja kopioinnista.

Rekrytointi

Tietojenkäsittelytieteen laitoksen rekrytointipäätöksissä noudatetaan yleisiä yliopiston ohjeita rekrytoinnissa ja virkojen täytöissä (ks. palvelussuhteen haettavaksi julistaminen). Laitoksella on myös omat www-sivut rekrytoinnista.

Laitoksen avoimet työpaikat sekä koko yliopiston avoimet työpaikat ilmoitetaan verkossa.

Rekrytointi virkoihin

Tiedekuntaneuvosto perustaa kaikki tiedekunnan virat professorin virkoja lukuun ottamatta. Professorin viran perustaa tiedekuntaneuvoston esityksestä rehtori. Tiedekuntaneuvostolle aloitteen viran perustamisesta tai jo olemassa olevan avoimen viran alan tai tehtäväpiirin muuttamisesta taikka aloitteen viran lakkauttamisesta tekee laitoksen johtoryhmä.

Tiedekunta ja laitokset toteuttavat rekrytoinnit yksikön henkilöstösuunnitelman mukaisesti. Hallintovirasto julistaa virat ja tehtävät haettavaksi.

Rekrytointipäätökset tehdään hallintojohtosäännön määräämällä tavalla. Tiedekunnassa henkilöstön nimittämiseen ja työsuhteeseen ottamiseen liittyviä päätöksiä tekevät tiedekuntaneuvosto, laitoksen johtoryhmä, dekaani ja laitoksen johtaja. Prosessit on kuvattu tiedekunnan toimintakäsikirjassa.

Tärkeimmät virantäyttöihin liittyvät lait ja asetukset löytyvät Almasta kokoelmasta 'Yliopistohallinnon säädöksiä ja ohjeita'.

Rekrytointi viransijaisuuksiin ja avoinna olevien virkojen hoitoon

Laitoksen henkilökunta ilmaisee toiveensa virkajärjestelyjen suhteen kehityskeskusteluissa lähiesimiehensä kanssa. Lähiesimies toimittaa linjansa opetushenkilökunnan virkajärjestelyehdotuksen laitoksen johdon tietoon ennen virkalistan valmisteluprosessia (kaksi kertaa vuodessa). Tässä on kuvattu ns. laitoksen virkalistan valmisteluprosessi.

Laitoksen internetissä olevien 'avointen työpaikkojen' kautta voi hakeutua oma-aloitteisesti viran sijaisuuksien hoitajiksi. Laitoksen henkilöstöpoliittinen ohjelma linjaa yleiset valintakriteerit ja muut tarkentavat kriteerit ovat luettavissa henkilökunnan intranetista.

Rekrytointi tutkimusprojekteihin

Tutkimusprojektit julkaisevat avoimia työpaikkoja www-sivuillaan. Lisäksi useat tutkimusryhmät ja HIIT rekrytoivat vuosittain kesätyöntekijöitä keskitetyllä haulla.

Lisätietoja ja ohjeita tutkimusprojekteihin rekrytoinninsta löytyy laitoksen henkilökuntasivuilta. Almassa on yliopiston ohjeet projektihenkilöstön palkkaamisesta.

Rekrytointi sivutoimisten tuntiopettajien tehtäviin

Sivutoimisia tuntiopettajia haetaan lukukaudeksi kerrallaan laitoksen sisäisellä hakuprosessilla: Laitoksen opetushallinto kuuluttaa laitoksen avoimet työpaikat -sivuilla tuntiopetuksesta kiinnostuneita ilmoittautumaan opetushallintoon.

Hakijat täyttävät lomakkeen tai ilmoittavat sähköpostilla kiinnostuksensa kohteet opetuksessa ja sopivimmat opetusajankohdat. Liitteeksi pyydettiin toimittamaan opintosuoritusote, mahdollisesti täydennettynä niillä opinnoilla, jotka eivät ole rekisterissä. Tuntiopettajan valintakriteerit selviävät rekrytoinnin periaatteista.

Laitoksella on oma sivutoimisen tuntiopettajan ohjeet-sivusto.

Palvelussuhteen alkaminen

Projektien työntekijöiden palkkaaminen -ohje ks. Henkilöstön kehittäminen.

Palkkaus

Palkkaus määrittyy tehtävän vaativuustason ja henkilön oman suoriutumisen perusteella (ks. Uusi palkkausjärjestelmä–sivusto). Uuden palkkausjärjestelmän (UPJ) käsikirja on yliopiston intranetissä.

Laitoksella on myös omat ohjeet uudesta palkanmaksujärjestelmästä.

Linkki HY-toimintakäsikirjaan

Palkanmaksu kuvattu tiedekunnan toimintakäsikirjassa.

Palvelussuhteen päättyminen

Laitoksella on kirjoitettu palvelussuhteensa päättäville henkilöille ns. Lähtijän muistilista, jossa on koottuna erilaisista käytännön asioista, jotka sinun pitää hoitaa työsuhteesi päättymiseen mennessä.

Henkilöstön kehittäminen

Perehdyttäminen

Helsingin yliopiston yleiset perehdyttämisohjeet.

Laitoksen perehtymisohjeet löytyvät Henkilöstöoppaasta.

Tietojenkäsittelytieteen laitoksella on käytössä ns. kaksivaiheinen perehdytysprosessi. Jokainen uusi työntekijä perehdytetään ensin yleisesti laitoksen hallinnon toimesta. Yleisinformaatiota annetaan paitsi palvelussuhdeasioista, palkanmaksusta, työajoista, työntekijän oikeuksista ja velvollisuuksista myös laitoksen ohjeet tietotekniikkalaitteiston käytöstä. (Matkustaminen, Työterveys ja sairastaminen, Henkilökortit ja avaimet, Posti ja puhelin ja Toimistotarvikkeet ja kopiointi)

Tämän jälkeen jokaiselle uudelle työntekijälle osoitetaan oma henkilökohtainen perehdyttäjä, ns. kummi, jonka tehtäviin kuuluu perehdyttää henkilö paitsi tutkimusryhmän/projektin/linjan tms. työyhteisöön ja siellä tehtävään työhön niin myös vastata uuden työntekijän esittämiin käytännön kysymyksiin. Laitoksella on käytössä ns. kummiohjeet, joista jokainen kummi ja uusi työntekijä voi tarkistaa, mitä perehdyksessä tulee käydä läpi.

Lisää ohjeita:

Uuden työntekijän ohjeet

Sivutoimisen tuntiopettajan ohjeet

Ohjeita kummeille

Kehityskeskustelu

Jokaiselle työntekijälle on nimetty esimies, jonka kanssa käydään syksyisin ja/tai keväisin kehityskeskustelut, jotka painottuvat tulevan vuoden suunnitteluun, kehitystarpeisiin ja tavoitteisiin. Keväisin käytävät UPJ-keskustelut painottuvat edellisen vuoden toteutumiseen ja edellisessä kehityskeskustelussa tai muuten määritettyjen tavoitteiden sekä tehtävänkuvauksen asettamien tehtävien arviointiin.

Esimiehen kanssa käydään joko erikseen tai kehityskeskustelun yhteydessä uuden palkkausjärjestelmän edellyttämät tehtävien vaativuuden arviointia ja henkilökohtaisen työsuorituksen arviointia koskevat keskustelut

Laitoksella on lähiesimiehiä noin 20. Lähiesimiehet käyvät omat keskustelunsa laitoksen johtajan kanssa tiedottaen samalla oman ryhmänsä tilanteen.

Laitoksen omat ohjeet ja lomakkeet kehityskeskusteluille, UPJ:lle sekä työn suunnittelulle samoin kuin ryhmäjaottelu löytyvät Henkilöstöoppaasta.

Henkilöstökoulutus

Helsingin yliopiston henkilökoulutuksen tarjonta.

Laitos edistää henkilöstön urakehitystä tukemalla suunnitelmallista kouluttautumista. Esimiehet kartoittavat henkilöstön koulutustarpeita kehityskeskusteluissa ja huolehtivat siitä, että työntekijät voivat osallistua koulutuksiin. Kouluttautuminen otetaan huomioon henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnissa.

Laitos tukee erityisesti opettajien pedagogisten valmiuksien kehittämistä. Laitoksen opettajia osallistuu tiedekunnan järjestämään ns. opettajakahvilatoimintaan sekä pitkäkestoisimpiin koulutusmuotoihin, jotka syventävät yliopisto-opettajien ammatillista osaamista.

Tietojenkäsittelytieteen laitos suhtautuu kannustavasti henkilökunnan omaehtoiseen täydentävään koulutukseen.

Yliopisto ja tiedekunta kannustavat johtajia ja esimiehiä osallistumaan johtamiskoulutukseen.

Tiedekuntaneuvoston jäsenille ja laitosten johtajille järjestetään toimikauden alussa tutustumis- ja koulutustilaisuuksia.

Ks. myös yliopiston käsikirjaa, luku D.2.1. Opetuksen tuki.

Ulkomaalainen vierailija/työntekijä

In English!

Laitoksella on ulkomaalaisten vierailijoiden isännille/emännille laadittu ohjeistus, jossa kerrotaan mitä pitää tehdä ennen vieraan saapumista ja vieraan saavuttua.

Laitoksen hallinto avustaa tutkimusryhmien johtajia ulkomaalaisen työntekijän lupa-asioissa (oleskelulupa, työlupa, maahantuloasiakirjat) sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteeseen liittyvissa asioissa. Ulkomaalaista työtekijää koskeva säädökset ja ohjeet löytyvät maahanmuuttoviraston sivuilta.

Henkilöstön hyvinvointi, terveys, työolot

Laitoksella on omat ohjeet työterveyteen ja sairastamiseen sekä työterveyshuoltoon liittyvistä asioista.

Tavoitteena on terveellinen ja turvallinen työympäristö, motivoitunut ja tuloksellinen työyhteisö ja hyvinvoiva ja motivoitunut työntekijä. Laitos tukee tätä tavoitetta kannustamalla oman henkilökuntansa osallistumista laitoksen kustantamiin liikuntavuoroihin Kumpulan liikuntakeskuksessa (mm. sisäjalkapallo, salibandy, uppopallo).

Tiedekunta hyödyntää henkilöstö- ja lakiasiainosaston työhyvinvointiyksikön tukea. Kuvattu tiedekunnan toimintakäsikirjassa.

Ks. tarkemmin yliopiston toimintakäsikirja, luku C.2.5. Terveys ja työolot sekä yliopiston käsikirjaa, luku D.11. Liikuntapalvelut.