Tietojenkäsittelytieteen laitoksen tutkimushallinnon palvelut

Laitoksen projektien johtajien saamat palvelut käsittävät projektien sopimus-, talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät. Projektien johtajia avustetaan koko projektin elinkaaren ajan – hakemusvaiheesta projektin päättymisen raportointiin. Tutkimushallintoon liittyvää sopimushallintoa hoitaa laitoksella toimistopäällikkö. Täydentävään rahoitukseen liittyvää kirjanpitoa ja seurantaa hoidetaan kampuspalvelukeskuksessa, johon laitokselta ollaan kiinteästi yhteydessä. Osaa tutkimushallinnon tehtävistä hoitaa HIIT:ssä suunnittelusihteeri.

Pääasialliset tehtäväkokonaisuudet ovat:

Sopimushallinto (hoidetaan laitoksella)

• täydentävän rahoituksen hakemusneuvonta, avustaminen valmistelussa
• sopimusten valmistelussa avustaminen (sopimusluonnosten tekoa, sopimuslakimiehen konsultointi ja sopimusten tarkastamisen kierrättäminen)
• sopimusten hallinnointi (esim. allekirjoituskierrokset HY:n sisällä ja rahoittajilla, arkistointi)
• osaamistietokantojen päivitykset

Taloushallinto (hoidetaan pääosin kampuspalvelukeskuksessa)

• rahoitushakemusten budjetointi ja laskelmat
• projektinavaukset
• projektibudjetointi
• menolaskujen käsittely (ostolaskut, matkalaskut, niiden tiliöinti jne.) ja laskuja koskeva neuvonta
• laskutus (projektien laskutusaikataulun mukaan)
• raportointi projektin johtajille 1 kk tai useammin, sopimuksen mukaan laitokselle
• rahoittajaraportointi sopimuksen/myöntökirjan määräysten mukaisesti
• kustannusvastaavuus- ja hinnoittelulaskelmien laadinnassa avustaminen

Henkilöstöhallinto (hoidetaan laitoksella)

• palvelussuhdeneuvonta koskien projektien työntekijöitä sekä projektin johtajalle että projektin työntekijöille
• palvelussuhteeseen ottaminen (työsopimusten laadinta, esittely päätöksen tekijälle)
• palkkauksen oikeellisuuden seuranta (kunkin henkilön kuukausittain palkkatoteuma vastaa sopimuksissa olevaa)
• EU-projekteissa työnajankirjanpidon seuranta ja raportointi tarvittaessa sähköisiin järjestelmiin sekä paperisten lomakkeiden tarkastaminen
• projektin työntekijöiden yleisperehdytys (koskien esim. palvelussuhdeasioita palkanmaksu, sairastaminen, vakuutukset, työsopimuksen ehdot jne.), opastaminen käytännön järjestelyiden osalta laitokselle, kummijärjestelmä ja kummin nimeäminen, laitoksen intranetin ja verkon käyttöön liittyvät asiat

Lisätietoja ja ohjeita tutkimushallinnon palveluista löytyy laitoksen henkilökuntasivuilta

Ks. myös yliopiston käsikirjaa, luku D.1. Tutkimuspalvelut.