Liisa Halla avasi kokouksen ja toivotti läsnäolijat terve tulleiksi. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin.

Esitettiin toivomus, että pyydetylle materiaalille aina annettaisiin määräpäivä, johon mennessä se tulee toimittaa.

Työmaa on lähes aikataulussa noin 1 viikko myöhässä.

Kampuspalvelut ilmaisivat huolestumisensa siihen, että yksikön toimitiloja ei ole vieläkään selkeästi osoitettu. (toimitilat osoitettu viikolla 8)

Kalustetarjoukset tulevat 12.2.2004. Tarjousten käsittelyaika on noin yksi kuukausi.

Laitosten pitää laatia henkilökunnan sijoittumissuunnitelma henkilömäärien tarkkuudella (siis 1-hengen huone, 2-hengen huone jne) 2.3.2004 mennessä.

Erityisen tärkeää on tietää esimiesten huoneiden, kanslioiden ym. sijoittuminen.

Muuttoaikataulu on yhä karkea. Aikataulu täsmentyy huhtikuussa, kun Exactumin työmaatilanne saadaan tarkistettua.

Pekka Kanerva on tutustunut muuttoreitteihin.

Todettiin, että poistettava materiaali tulisi hoitaa kevään aikana hyvissä ajoin ennen muuttoa. Atk-laitteiden poisto tehdään erikseen ja siitä on keskusteltu käyttäjien kanssa mm. 2.2. tehdyllä kierroksella Heimolassa. Ympäristövastaava Virpi Pyy teknisellä osastolla neuvoo jäteasioissa.

Kanerva toimittaa tarvittaessa jätelavoja kiinteistöihin, joista muutetaan. Heimolaan jätelavan toimittaminen on hankalampaa, joten poistot tulisi tehdä vähitellen hyödyntäen kiinteistön jätejärjestelmää. Mikäli kiinteistössä päätetään tehdä tehosiivous, tulee jätelavasta sopia Kanervan kanssa.

Kansikas esitti, että muuttoja valmisteltaessa ensin tulisi pakata ja muuttaa laitoksen yhteiset tavarat ja vasta sitten henkilökohtaiset tavarat.

Liitteessä 1

Exactumiin hankitaan uudet puhelinkojeet. Toimenpiteet vanhojen puhelinkojeiden osalta ilmoitetaan myöhemmin.

Puhelinnumerot muuttuvat kaikilta muilta paitsi Kumpulan kampuksen sisällä muuttavilta. Puhelinnumeroiden määrittämistä varten tarvittavat tiedot toimitetaan suoraan puhelinvaihteeseen.

Selvitetään erikseen työterveyshuollon puhelinnumerot.

Puhelinvaihteeseen tulee lähettää tiedot henkilöiden sijoittumisesta viimeistään 14.5.2003

Laitoksilla on vireillä atk-laitteiden yhteishankinta.

Laitokset toivovat, että atk-laitteita päästään asentamaan ennen muuttoja. Kesäkuu on varattu Exactumin varustamiselle ja kalustamiselle, joten laiteasennuksia voidaan tehdä kesäkuussa.

Tulee kartoittaa, onko laitoksilla suojattavia laitteita sekä selvittää, miten suojaustoimenpiteet tehdään. Rakentaminen alueella jatkuu pitkään.

Asia on vireillä.

Exactumin katuosoitteeksi on päätetty Gustaf Hällströmin katu 2 B. Yliopiston PL –numero on 68.

Yliopiston museo antaa apua arvokkaiden taulujen pakkauksessa. Tarkempia tietoja saa museon johtajalta Kati Heinämieheltä.

Vain sovitut kalusteet voidaan muuttaa ja ne tulee varustaa tulopään huonenumerolla. Kalusteen sijoituksesta tulisi olla pohjapiirros kalusteeseen kiinnitettynä. Maalarinteippin käyttöä ei suositella, sillä teipistä jää jälkiä ja se saattaa irrottaa mm. lakkapintaa.

Teknisellä osastolla hyväksi havaittua kalusteiden merkkausteippiä voi hankkia S. Sareskoski Oy:stä, p. 503 2475.

Exactumin infopisteeseen tulee 3 vahtimestaria.

Muutto-ohjeesta tulee viikolla 11 englannnin kielinen ja ruotsinkielinen versio.

Sovittiin, että laitokset varaavat avoimen yliopiston kesäopetusta varten Physicumin ja Chemicumin saleja.

Arno Siponen ilmoitti, että AV-laitteet asennetaan kesäkuussa.

Osa kalusteita tulee uusia ja osa vanhoja.

Muuttokokous 3 pidetään torstaina 26.3.2004 klo 9.00-11.00 Chemicumissa A129.

Muistion laativat: