SAP HR -järjestelmässä on otettu käyttöön uusia rekrytointiin ja kansainvälisiin työskentelytilanteisiin liittyviä toimintoja. Toimintojen avulla on tarkoitus edistää sähköistä rekrytointia ja sujuvoittaa kansainvälisten työskentelytilanteiden prosesseja. Rekrytoinnin osalta tämä tarkoittaa ensimmäisiä askeleita sähköisen rekrytoinnin hyödyntämiseksi sekä sisäisessä että ulkoisessa rekrytoinnissa. Kansainvälisen työskentelyn toiminnot sujuvoittavat sekä Suomeen ulkomailta saapuvien työntekijöiden työn aloittamista että ulkomaantyöskentelystä sopimista ja prosessihallintaa. Toiminnot koskevat sekä työntekijöitä että henkilöstöhallinnon toimia.
Työntekijän SAP HR -portaaliin uusi välilehti
Työntekijän työpöydälle SAP HR -portaalissa on tullut uusi välilehti Ura ja työ, jonka alla on linkkejä rekrytoinnin sovelluksiin, esim. omaan profiiliin ja työpaikan hakemiseen. Toiminnot tulevat käyttöön vaiheittain sitä mukaan kun yliopiston yksiköt siirtyvät käyttämään sähköistä rekrytointijärjestelmää kevään ja syksyn aikana. Työntekijä voi jo nyt täyttää sisäisen hakijan profiilinsa ja hakea työpaikkoja sitä mukaa kun niitä aukeaa. Tarkemmat ohjeet toimintoon liittyen ovat tulossa Flammaan. Rekrytointitiimi järjestää aiheesta koulutuksia yksiköiden rekrytoijille. Lisäksi järjestetään kaikille yliopistolaisille avoimet tiedotustilaisuudet sisäisen hakijan toiminnoista. Mahdolliset kysymykset rekrytointijärjestelmään liittyen voi ohjata osoitteeseen rekrytointipalvelu@helsinki.fi.
Kansainvälisiin työskentelytilanteisiin uudet toiminnot
Kansainvälisten työskentelytilanteiden uudet toiminnot koskevat sekä ulkomailta Suomeen töihin saapuvia että ulkomaille töihin lähteviä työntekijöitä (poislukien työmatkat). Kun Helsingin yliopistoon rekrytoidaan ulkomailta saapuva tai ulkomaalainen työntekijä, järjestelmä lähettää jo rekrytointivaiheessa ohjeita sekä laitokselle että uudelle työntekijälle. Jatkossa jokaiselle sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta rekrytoidulle työntekijälle, jonka kansalaisuus tai kotimaa on muu kuin Suomi, lähetetään taustatietolomake ja infopaketti SAPin toiminnallisuuksien avulla. Aiemmin e-lomakkeilla käytetyt taustatietolomake (Background Information Form) ja Infopaketin tilauslomake (Welcome Package) jäävät samalla pois käytöstä ulkomaalaisten työntekijöiden osalta.
Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden tallentaminen on ollut käytössä SAP HR -järjestelmässä jo vuoden. Tallennetun tiedon perusteella järjestelmästä lähtee jatkossa automaattisesti muistutus laitokselle ja/tai työntekijälle, kun tieto puuttuu tai työnteko-oikeuden päättymispäivä lähestyy.
Itsepalvelutoimintojen Kansainvälinen työskentely -linkki korvaa lomakkeet 27, 28 ja 29
Ulkomaantyöskentelyyn liittyvät lomakkeet siirtyvät myös SAP-järjestelmään. Tämä koskee siis ulkomaantyöskentelyjaksoja. Työmatkoihin liittyvä käytäntö pysyy entisellään ja matkapyyntö tehdään edelleen SAP Travel -portaalin kautta. Työntekijän itsepalvelutoimintoihin SAP HR -portaaliin on tullut uusi linkki Kansainvälinen työskentely, jossa työntekijä voi täyttää selvityksen ulkomailla työskentelystä mikäli hän harkitsee työskentelyä ulkomailla. Kustakin ulkomaantyöskentelyjaksosta on laitoksen ja työntekijän tehtävä myös erillinen sopimus ulkomailla työskentelystä. Henkilöstöasioiden hoitajan portaalitoimintoihin on tämän takia lisätty Kansainvälinen työskentely -toiminto, jolla henkilöstöasioiden hoitaja voi aloittaa sopimuksen teon ulkomailla työskentelystä. Henkilöstöasioiden hoitaja täyttää sopimuksen, jonka jälkeen sen käsittely SAP-järjestelmässä jatkuu sopimusprosessin mukaisesti. Vastaavat nykyiset lomakkeet eli lomakkeet 28 ja 29 poistetaan käytöstä pian. Huomioitavaa on, että uusi sähköinen sopimus kattaa sekä ulkomailla tehdyn etätyön että itsenäisten tutkimustehtävien suorittamisen. Jatkossa ulkomailla tehtävästä etätyöstä ei siis tehdä etätyösopimusta 27.
Myös kansainvälisen työskentelyn toimintoihin liittyvät ohjeet julkaistaan Flammassa pian. Toiminnoista järjestetään koulutustilaisuus henkilöstöasioiden hoitajille 24.3. Työntekijän toiminnot käsitellään Working abroad -tilaisuuden yhteydessä 16.4. Koulutuksiin voi ilmoittautua Henkassa. Mahdolliset kysymykset kansainväliseen työskentelyyn liittyvistä toiminnoista voi lähettää osoitteeseen saphr-paakayttajat@helsinki.fi.