MUISTUTUS HY:N MATKUSTUSOHJEISTA
Matkasuunnitelma
- Ennen matkan varaamista, matkustajan on perehdyttävä HY:n matkustusohjeisiin.
- Ilman SAPissa hyväksyttyä matkasuunnitelmaa, matkaa ei saa varata, eikä konferenssiin rekisteröityä. Jos varaat matkaa myös jollekin muulle kuin itsellesi, varmista, että hänellä on hyväksytty matkasuunnitelma.
- Matka tulee toteuttaa tarkoituksenmukaisella ja kokonaiskustannukset huomioiden edullisimmalla tavalla.
- Matkasuunnitelmaan on laitettava wbs-koodi, jolta matkan kustannukset tullaan maksamaan. Jos et tiedä tätä, kysy esimieheltäsi.
Matkalasku
- Matkalaskulla laskutetaan yliopistolta vain ne kulut, jotka matkustaja on maksanut itse.
- Kaikki kuitit tulee nitoa siististi A4-paperille ja kirjoittaa kuittien viereen selvitys kulusta, mikäli se ei käy ilmi kuitista. Paperille on kirjoitettava myös matkustajan henkilönumero ja matkalaskun numero. Talouspalvelut eivät käsittele matkalaskuja, jos kuitteja ei ole toimitettu ohjeiden mukaan.
Muuta huomioitavaa
- Kokous- ja koulutusmatkat on suositeltavaa tehdä julkisilla kulkuvälineillä. Oman auton käyttö on aina perusteltava. Taksin käyttö on sallittua, jos matkustaja ei ole voinut kohtuulliseksi katsottavalla tavalla käyttää julkisia liikennevälineitä tai niiden käyttö ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
- Mikäli tarvitset apua matkustamiseen liittyen, ole yhteydessä talouspalveluihin (Leena Kekäläinen/Tuomo Palosaari, huone D236) tai laitoksen hallintotiimiin (Heidi Kinnunen/Inka Kujala, huone D238).
Perehdy kuitenkin ensin matkustusohjeisiin: https://www.cs.helsinki.fi/node/266