Tietojenkäsittelytieteen laitoksen gradujen tarkastusprosessiin ja aikatauluihin on tullut muutoksia, jotka astuvat voimaan heti (koskee siis jo 5.12.2016 kokouksessa käsiteltäviä graduja). Lue tarkasti alla kuvatut muutokset, jotta tarkastettavien gradujesi valmistuminen ei turhaan pitkity. Uusi prosessi ja tässä yhteydessä käytettävä uusi, ohtu-projektissa kehitetty Grappa-järjestelmä helpottavat ja nopeuttavat asiaan liittyvää byrokratiaa sekä parantavat opiskelijan oikeusturvaa.
Tässä muutokset kiteytettynä:
1) Tarkastajan ei tarvitse lähettää kansliaan tarkastuslausuntoa ja Urkund-raporttia (nämä talletetaan Grappaan). Tarkastajan ei myöskään tarvitse ilmoittaa graduntekijälle, missä laitosneuvoston kokouksessa työtä käsitellään. Grappa ilmoittaa siitä graduntekijälle.
2) Graduntekijä vie työnsä eThesiksen lisäksi Grappaan,
3) Deadlinet muuttuvat aiempaa myöhäisemmäksi, mutta niistä ei voi joustaa lainkaan.
Nämä muutokset koskevat siis tarkastusprosessin loppuvaihetta, siitä eteenpäin kun tarkastuslausunto on valmistunut (jatkossa muutoksia on luvassa myös tätä edeltäviin graduprosessin vaiheisiin). Seuraavassa kuvataan näitä muutoksia vielä hieman tarkemmin.
Tarkastuslausunnon kirjoittanut ohjaaja vie Grappaan työhön liittyvät tiedot (tekijä, otsikko, arvosana, lausunto pdf-tiedostona, linkki Urkund-raporttiin, tarkastajat) ja kiinnittää gradun käsittelyn johonkin tulevaan laitosneuvoston kokoukseen.
Prosessiin liittyvät uudet deadlinet:
-Tarkastajat voivat kiinnittää gradun tiettyyn laitosneuvoston kokoukseen viimeistään 6 arkipäivää ennen kokousta (yleensä kokoukset ovat tiistaisin, jolloin viimeinen mahdollinen kiinnityspäivä on edellisen viikon maanantai). Tämän jälkeen kyseinen kokous ei ole enää Grapassa valittavissa.
-Kun tarkastuslausunto on viety Grappaan, graduntekijä vie oman työnsä sekä Grappaan että eThesikseen viimeistään 4 arkipäivää ennen kokousta (yleensä kokoukset ovat tiistaisin, jolloin tämä on tehtävä viimeistään edellisen viikon keskiviikkona). Jos graduntekijä myöhästyy tästä, työ irroitetaan kyseisestä laitosneuvoston kokouksesta kiinnitetään automaattisesti sitä seuraavaan kokoukseen.
Grappa lähettää automaattisesti prosessiin liittyviä sähköposteja, esimerkiksi seuraavia:
-Kun tarkastaja on vienyt tarkastuslausunnon ja täyttänyt siihen liittyvät tarvittavat tiedot, Grappa lähettää graduntekijälle sähköpostin, jossa on liitteenä tarkastuslausunto, jossa kerrotaan missä kokouksessa työ käsitellään, jossa pyydetään tekijää viemään työnsä sekä eThesikseen että Grappaan ja jossa kerrotaan kyseiseen kokoukseen liittyvä deadline. Opiskelijan tiedoksisaanti-ilmoitukseksi tulkitaan se, että opiskelija on vienyt työnsä Grappaan.
-Jos tarkastajien pätevyydestä tarvitaan tutkintosäännön mukainen lausunto, Grappa lähettää automaattisesti kyseisen linjan vastuuprofessorille tästä sähköpostipyynnön.
-Kun kyseisen kokouksen molemmat deadlinet ovat sulkeutuneet, Grappa lähettää kokouskutsun laatijalle sähköpostin, jossa kerrotaan että kokouskutsun graduliitteet on tulostettavissa järjestelmästä.
Jotta pääset kirjautumaan Grappaan, tulee sinun ensin rekisteröityä käyttäjäksi osoitteessa: https://grappa.cs.helsinki.fi.
Ainoastaan ohjaajat rekisteröityvät käyttäjiksi. Opiskelijalle Grappa lähettää tarvittavan linkin ohjaajan syöttämään sähköpostiosoitteeseen.
Kirjautumaan pääset samassa osoitteessa heti, kun sinut on hyväksytty käyttäjäksi (jos olet rekisteröitynyt mutta et pääse vuorokauden kuluessa rekisteröitymisestäsi kirjautumaan, ota yhteyttä Kjell Lemströmiin).