Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivämäärä: 18.5.2004
Päivitetty 14.3.2016 (puhelinnumerot)

1. Rekisterinpitäjä	Tietojenkäsittelytieteen laitos, Helsingin yliopisto PL 68 (Gustaf Hällströmin katu 2b) 00014 Helsingin yliopisto Puhelin 02941 911, fax (09) 876 4314
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö	Tietotekniikkapäällikkö Petri Kutvonen PL 68 (Gustaf Hällströmin katu 2b) 00014 Helsingin yliopisto Puhelin 02941 51126, fax (09) 876 4314 Sähköposti: Petri.Kutvonen@cs.helsinki.fi
3. Rekisterin nimi	Tietojenkäsittelytieteen laitoksen opiskelijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)	Rekisterin käyttötarkoitus on Helsingin yliopiston Tietojenkäsittelytieteen laitoksen opintohallintoon liittyvien opiskelijatietojen tallennus. Opetushallintoon sisältyviä toimintoja ovat opetuksen suunnittelu, kurssi-ilmoittautumiset, kurssien opiskelijavalinnat, kurssien aikainen suorituskirjanpito, tulosten laatiminen sekä tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö	Kaikista opiskelijoista tallennetaan Opiskelijan perustiedot Opiskelijan henkilötunnus Opiskelijanumero Etu- ja sukunimi Mahdollinen aiempi sukunimi Osoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Pääaine Opintojen aloitusvuosi Tietojen käyttöon ja oikeuksiin liittyvät tiedot Viimeisin yhteysajankohta Rekisteritietojen käyttöluvat Pääsynvalvontaan liittyviä tietoja Kustakin kurssi/tentti-ilmoittautumisesta tallennetaan Kurssin ja ryhmän yksilöintitiedot Ilmoittautumisajankohta Ilmoittautumisen tila (voimassa / peruttu) Mahdollinen perumisajankohta Vastaukset ilmoittautumisen yhteydessä esitettyihin kysymyksiin Teknistä tietoa ryhmänvaihdoista Kustakin kurssista, johon liittyvä kirjanpito hoidetaan laitoksen kurssikirjanpitojärjestelmällä talletetaan Kurssin ja ryhmän yksilöintitiedot Osasuorituksista saadut pisteet Arvosana Kurssista riippuvia erityistietoja kuten esimerkiksi harjoitustyön otsake, aihekuvaus, tarkastusvaiheet, jne.
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Opiskelijan perustiedot saadaan joko opiskelijalta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä tai yliopiston Oodi-järjestelmästä. Kurssi- ja tentti-ilmoittautumisiin liittyvät tiedot saadaan opiskelijalta itseltään. Kurssiin liittyvät kirjanpitotiedot saadaan kurssin opettajilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle	Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan julkiset tuloslistat. Laitoksen henkilökunnalla on pääsy opiskelijoiden osoitetietoihin. Kurssien opettajilla on pääsy oman kurssinsa opiskelijoiden ilmoittautumis- ja kurssikirjanpitotietoihin. Laitoksen opetushallintohenkilökunnalla ja järjestelmän ylläpitöhenkilöstöllä on pääsy kaikkiin rekisterin opiskelijatietoihin. Tietojen luovutusta varten kysytään opiskelijoilta lupatietoja, jotka tallennetaan rekisteriin. Näiden lupien mukaisesti tietoja voidaan luovuttaa laitoksen tai yliopiston sisäiseen tiedotukseen ja tutkimushankkeisiin. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet	Opiskelijan perustiedot annetaan WWW-lomakkeen kautta. Opiskelijat voivat halutessaan suojata omat tietonsa varmenteella. Laitoksen henkilökunnan toimesta tapahtuva tietojen käyttö perustuu henkilön tunnistamiseen käyttäjätunnuksen perusteella.