Laitoksen organisaatio

Vanhojen tutkintovaatimusten (-2008) mukaisten linjojen vastuuhenkilöt siirtymäkauden ajan

• Bioinformatiikka ja laskennallinen biologia, professori Juho Rousu
• Ohjelmistotekniikka, professori Juha Taina
• Tiedonhallinta, professori Seppo Sippu
• Älykkäät järjestelmät, professori Petri Myllymäki
• Data Communications Software, professori Lea Kutvonen?

Laitoksen toiminnasta vastaa laitoksen johtaja ja yksi varajohtaja. Laitoksella on johtoryhmä, joka valitaan yliopistovaaleissa joka kolmas vuosi ja jossa on johtajan lisäksi 3 professori-, 3 opettaja- ja 3 opiskelijajäsentä. Laitoksen toimiston työjärjestyksessä kuvataan mm. johdon organisaatio ja tehtävät. Organisaation keskeiset osat on kuvattu ylläolevassa organisaatiokaaviossa, ja vastuut on kuvattu laitoksen johdon ja hallinnon tehtäväjaossa.

Opetus jakaantuu kolmeen erikoistumislinjaan (Algoritmit ja koneoppiminen, Hajautetut järjestelmät ja tietoliikenne, Ohjelmistojärjestelmät) sekä kahteen maisteriohjelmaan (Master's Degree Programme in Bioinformatics, MBI; International CBU Master’s Degree Programme in Information and Communication Technology). Kustakin erikoistumislinjasta ja maisteriohjelmasta vastaa nimetty esimies. Laitos osallistuu neljään tutkijakouluun, joita varten on nimetty vastuuhenkilöt (kahdessa tapauksessa sama kuin laitoksella toimiva tutkijakoulun johtaja).

Tutkimus on organisoitu tutkimusyksiköihin ja -ryhmiin. Laitoksella toimii kaksi tutkimusyksikköä, Tietotekniikan tutkimuslaitos HIIT (yhteislaitos TKK:n kanssa) ja Suomen Akatemian Algoritmisen data-analyysin huippuyksikkö (Algodan)). Laitoksella on lukuisia tutkimusryhmiä tutkimusyksiköiden lisäksi ja myös niiden sisällä.

Hallinto jakaantuu (1) opintohallintoon, josta vastaa opintoesimies, (2) yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoon, josta vastaa toimistopäällikkö, (3) tutkimus- ja tutkijankoulutushallintoon, josta vastaa tutkimuskoordinaattori, sekä (4) tietotekniikkaan, josta vastaa tietotekniikkapäällikkö. Lisäksi laitoksella on mm. opetuksen kehittämisen, kirjastotoiminnan ja laadunvarmistuksen vastuuhenkilöt.

Tietotekniikan tutkimuslaitos HIIT:illä on 1.1.2009 alkaen yksi johtaja. HIIT:in ylin päättävä hallintoelin on 9-henkinen johtokunta, joka nimetään kolmeksi vuodeksi kerrallaan.

HIIT jakaantuu neljään tutkimusohjelmaan: Algorithmic Data Analysis (ADA), Future Internet (FI), Network Society (NS) ja Probabilistic Adaptive Systems (PAS). Jokaisessa tutkimusohjelmassa on sekä johtaja että päällikkö. HIITin kotisivulla on lisää tietoa HIIT:in tutkimusohjelmista. Eri tutkimusryhmät voivat samanaikaisesti osallistua useaan HIITin ohjelmaan, tai esimerkiksi HIITin ohjelmaan ja FDK/Algodaniin; laitos ja eri tutkimusyksiköt sisältävät osin samoja tutkimusryhmiä.

Johtamismenettelyt

Asia- ja akateeminen johtajuus on kuvattu tiedekunnan toimintakäsikirjassa.

Laitoksen toimintaa johtaa laitoksen johtaja. Laitoksen ylin päättävä elin on johtoryhmä, joka kokoontuu joka toinen tai kolmas viikko lukukausien aikana. Johtajan ja johtoryhmän lisäksi laitoksen toiminnoilla on seuraavia johtajia:

• Opetusta johtavat erikoistumislinjojen ja maisteriohjelmien esimiehet sekä opintoesimies.
• Tutkimusta johtavat tutkimusyksiköiden ja -ryhmien johtajat sekä mahdolliset muut projektien vastuulliset johtajat.
• Hallintoa johtavat edellä mainitut hallinnon alueiden nimetyt päälliköt.

Laitoksella pidetään laitoskokouksia vähintään kaksi kertaa vuodessa (kerran lukukaudessa). Laitoskokouksessa käsitellään yhteistoimintaan kuuluvat asiat sekä myös muita tärkeitä laitosta koskevia asioita.

Laitoksen johtaja on nimennyt jokaiselle työntekijälle esimiehen (ks. ryhmäjako). Laitoksen johtajan esimiehenä toimii tiedekunnan dekaani. Esimiehet käyvät kaikkien alaistensa kanssa vuosittain kahdenkeskiset kehitys- ja suunnittelukeskustelut. Esimiehen kanssa käydään joko erikseen tai kehityskeskustelun yhteydessä uuden palkkausjärjestelmän edellyttämät tehtävien vaativuuden arviointia ja henkilökohtaisen työsuorituksen arviointia koskevat keskustelut. Samoin esimies käy viran haltijoiden ja hoitajien kanssa läpi 1600 tunnin työsuunnitelmat.

Laitoksen kuukausi-iltapäivät järjestetään n. kerran kuukaudessa lukukausien aikana. Ne ovat vapaamuotoisia kokouksia, joissa keskustellaan ajankohtaisista asioista. Laitos järjestää kerran vuodessa strategiapäivät, joiden aikana työstetään laitoksen toiminnan suunnitelmia.

Laitoksella käynnissä olevat kehittämishankkeet sekä laitoksen strategiset dokumentit on koottu omalle www-sivulleen.

Laitoksen väki osallistuu useisiin yliopistollisiin elimiin ja työryhmiin. Tiedot näistä on koottu sivulle toimielinjäsenyyksiä.

HIIT:in perustutkimusyksikön toimintaa johtaa perustutkimusyksikön tutkimusjohtaja ja tavoiteyksikön toimintaa tavoiteyksikön tutkimusjohtaja. Vuoden 2009 alusta HIIT:illä on yksi johtaja. HIIT:in ylin päättävä hallintoelin on johtokunta (Board), joka kokoontuu n. joka toinen kuukausi. HIIT:in tutkimusohjelmilla on sekä johtaja että päällikkö.

HIITin tutkimusjohtajat ja tutkimusohjelmien johtajat kuuluvat HIIT:in ohjausryhmään (Steering Group), joka kokoontuu 4-5 kertaa vuodessa ja joka vastaa ohjelmien koordinoinnista ja yhteistyöstä.

HIIT:in tutkimusjohtajat ja tutkimusohjelmien päälliköt kuuluvat johtoryhmään (Management Group), joka kokoontuu noin kerran kuukaudessa ja joka vastaa ohjelmien hallinnollisista toiminnoista kuten suunnittelusta, budjetoinnista, raportoinnista, tiedottamisesta sekä yhteisten tapahtumien järjestelystä.

Tutkimusohjelmilla on neuvoa-antava ryhmä (Programme Advisory Board), joka koostuu ulkopuolisista jäsenistä.

HIIT:illä on sen tutkimustoiminnalle keskeisten alojen johtavista tieteellisistä asiantuntijoista koottava tieteellinen neuvottelukunta (Scientific Advisory Board), jonka tehtävänä on arvioida HIIT:in tutkimusta ja tehdä esityksiä tutkimuksen suuntaamisesta. HIIT:in johtokunta kutsuu 8 - 15 jäsentä tieteelliseen neuvottelukuntaan kolmen vuoden määräajaksi.

HIIT:illä on tutkimuslaitoksen toimintaan merkittävästi osallistuvien yritysten edustajista koottava teollisuuden neuvottelukunta (Industrial Advisory Board), jonka tehtävänä on arvioida HIIT:in tutkimusta ja tehdä aloitteita sen suuntaamisesta. HIIT:in johtokunta päättää ne yritykset, joiden edustajat kutsutaan teollisuuden neuvottelukuntaan enintään kahden vuoden määräajaksi kerrallaan.

Päätöksenteko

Laitoksen toimintaa johtaa laitoksen johtaja. Laitoksen ylin päättävä elin on laitoksen johtoryhmä.

Laitoksen johtaja käsittelee ja ratkaisee laitokselle kuuluvat asiat, joita ei ole määrätty johtoryhmän ratkaistavaksi sekä asiat, jotka dekaani on hallintojohtosäännön 54 §:n 3 momentin nojalla siirtänyt laitoksen johtajan päätettäväksi. Johtaja voi saattaa johtoryhmän ratkaistavaksi toimivaltaansa kuuluvan asian, joka on laitoksen kannalta laajakantoinen ja periaatteellisesti tärkeä. Johtajan tehtävistä määrätään tarkemmin hallintojohtosäännön (7. luku) lisäksi taloussäännössä. Johtajan valinnasta määrätään vaalijohtosäännössä (5. luku). Johtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa varajohtaja.

Laitoksen johtoryhmän tehtävistä ja kokoonpanosta sekä jäsenten valinnasta säädetään hallintojohtosäännössä (7. luku) ja vaalijohtosäännössä (4. luku). Laitoksen johtoryhmän tehtävinä on ensisijaisesti kehittää opetusta ja tutkimusta laitoksessa, tehdä tiedekuntaneuvostolle esitys toimintaa, taloutta ja henkilöstöä koskeviksi suunnitelmiksi sekä päättää laitokselle osoitettujen jakamattomien määrärahojen ja muiden voimavarojen käyttöperiaatteista.

Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan tiedekuntaneuvosto on siirtänyt laitoksen johtoryhmille kaiken hallintojohtosäännön (24 §, 53§) mahdollistaman henkilöstöasioihin liittyvän päätösvallan. Lisäksi tiedekuntaneuvosto on siirtänyt opetusohjelman ja pro gradu -tutkielmien hyväksymisen laitosten johtoryhmille. Dekaani on siirtänyt laitoksen johtajille kaiken hallintojohtosäännön (54 §) mahdollistaman henkilöstöasioihin liittyvän päätösvallan. Päätösvallan delegoimisella laitoksille on haluttu keskittää päätöksentekoa mahdollisimman lähelle varsinaista toimintaa sekä lyhentää ja tehostaa päätöksentekoprosesseja.

Päätöksentekoprosessissa laitos noudattaa hyvän hallinnon ja päätöksenteon periaatteita, jolloin päätösten valmistelu, päätöksenteko sekä toimeenpano ovat viranomaisilta edellytettävällä tavalla perusteltuja, asiantuntevia, puolueettomia ja tehokkaita.

Laitoksen johtoryhmä ja johtaja tekevät päätöksensä esittelystä, kun päätetään:

• nimittämisestä tai työsuhteeseen ottamisesta sekä virkavapauden tai vastaavan vapautuksen myöntämisestä;
• opetusohjelmasta; sekä
• taloussäännön mukaan laitoksen päätösvaltaan kuuluvasta asiasta.

Esittelijät määrää laitoksen johtaja. Johtajan antamassa toimiston työjärjestyksessä joitain esittelytehtäviä on sidottu tiettyihin virkoihin. Esittelymenettelyssä ja monijäsenisen hallintoelimen kokouksissa noudatetaan Helsingin yliopiston esittely- ja kokousmenettelyohjeita. Esittelijä tai muu työjärjestyksessä määrätty henkilö vastaa päätösten toimeenpanosta ja tiedottamisesta. Laitoksen johtoryhmän päätöksistä tiedotetaan verkossa ja ilmoitustaululla.

HIIT:in ylin päättävä hallintoelin on johtokunta. HIIT:in perustutkimusyksikköä johtaa perustutkimusyksikön johtaja. Johtokunnan tehtävistä säädetään HIIT:in johtosäännössä (3. luku). Johtokunnan tehtävinä on ensisijaisesti on ohjata ja valvoa HIIT:in toimintaa ja taloutta. Perustutkimusyksikön johtajan tehtävistä säädetään HIIT:in johtosäännössä (8. luku). Johtajan tehtävänä on ensisijaisesti johtaa, kehittää ja valvoa yksikön toimintaa.

Yliopiston toimintaa ohjaavat säädökset, ks. tarkemmin yliopiston toimintakäsikirjaa, luku A.2.2

Yliopiston päätöstietokannat

• Konsistorin päätökset
• Konsistorin tiedotteet
• Rehtorin päätökset
• Kanslerin päätökset
• Hallintojohtajan päätökset

Päätöksenteon tuki

Toiminnan seurantaan käytetään erilaisia mittareita. Vuosittain tarkastellaan seuraavaa vakiintunutta mittarijoukkoa:

• Henkilöstö
  • Henkilöstön määrä ja jakauma tehtävittäin (työvuosina)
  • Henkilötyövuodet rahoituslähteittäin
  • Henkilöstön ikä- ja sukupuolijakauma sekä ulkomaalaisten työntekijöiden osuus
• Rahoitus
  • Kokonaisrahoitus euroina
  • Toteutunut täydentävä tutkimusrahoitus
  • Täydentävä rahoitus prosentteina rahoittajittain
• Julkaisut
  • Julkaisujen lukumäärät julkaisutyypeittäin
• Opiskelu ja opetus
  • Opiskelijoiden määrä
  • Suoritetut opintopisteet (tai -viikot, sen mukaan mitä yliopisto tilastoi)
  • Opettajat henkilötyövuosina
  • Opintoviikot/henkilötyövuodet
  • Opiskelijat/henkilötyövuodet
• Tutkinnot
  • Pro gradut
  • Kandidaatin tutkinnot
  • Maisterin tutkinnot
  • Lisensiaatin tutkinnot
  • Tohtorin tutkinnot

Mittarit raportoidaan aikasarjoina laitoksen vuosikertomuksessa ja niitä käsitellään laitoksen johtoryhmässä. Yksityiskohtaisempia koulutuksessa käytettäviä mittareita ja palautemekanismeja kuvataan tämän käsikirjan luvussa Peruskoulutus, vastaavasti ehdotus tutkimuksen laajemmaksi indikaattorijoukoksi annetaan luvussa Tutkimus.

Muut laadunvarmistusmekanismit kuvataan luvussa Laadunvarmistusjärjestelmä.

Toiminnanohjaus

Laitoksen toimintaa ohjaavat yliopiston strategia ja toimenpideohjelmat sekä tiedekunnan tavoiteohjelma ja toimenpidesuunnitelmat. Laitos laatii oman tavoiteohjelmansa, joka sisältää yliopiston strategiaa ja toimenpideohjelmia sekä tiedekunnan tavoiteohjelmaa toteuttavat keskeiset tavoitteet laitoksen näkökulmasta.

Tiedekunta ohjaa laitostensa toimintaa oman toiminnanohjausprosessin kautta. Prosessin keskeinen osa on laitoksen ja dekaanin väliset tavoitekeskustelut, jotka käydään joka syksy. Toiminnanohjausprosessi on kuvattu tarkemmin yliopiston ja tiedekunnan toimintakäsikirjoissa.

Laitoksen vuosittaiset toiminta- ja päätösprosessit

Tammikuu

• Laitoksen strategiapäivät
• Toimintakäsikirjan uuden version hyväksyminen

Helmikuu

• Toimintakertomuksen laadinta
• Toiminnan mittarien tarkastelu
• Tutkintovaatimusten tarkistus
• UPJ-keskustelut henkilökohtaisesta suoriutumisesta ns. muun henkilökunnan kanssa

Maaliskuu

• Tilinpäätös, talouden mittarien tarkastelu
• Kuluvan vuoden talousarvion laadinta
• Seuraavan lukuvuoden opetuksen suunnittelu
• Laitoskokous

Huhtikuu

• Seuraavan lukuvuoden opinto-oppaan valmistelu
• Virkojen ja toimien hoidon suunnittelu seuraavalle lukuvuodelle
• Opetusviran haltijoiden 1600 tunnin työsuunnitelman teko seuraavalle lukuvuodelle
• UPJ-keskustelut henkilökohtaisesta suoriutumisesta opettajien ja tutkijoiden kanssa (vaativuustasot 1-4)

Toukokuu

Kesäkuu

Heinäkuu

Elokuu

• Toiminnan ja talouden suunnittelu seuraavalle kalenterivuodelle käynnistyy

Syyskuu

• Opiskelijoiden sisäänotosta päättäminen (seuraavan kerran vuonna 2009)
• Laitoskokous

Lokakuu

• Tavoitekeskustelu tiedekunnan kanssa
• Henkilökunnan kehitys- ja suunnittelukeskustelut

Marraskuu

• Virkojen ja toimien hoidon suunnittelu kevätlukukaudelle

Joulukuu

• Laitoksen hyvä opettaja ja hyvä tutkija -palkintojen jako

Laitoksen toimintaa ohjataan myös epäsäännöllisesti pidettävissä professorikokouksissa ja muissa suunnittelukokouksissa. Opiskelijoilla on edustus johtoryhmän lisäksi strategiapäivillä, opetuksen kehittämistoimikunnassa sekä yleensä myös kaikissa opiskelua käsittelevissä tilapäisissä työryhmissä, tarkemmin: Opiskelijoiden vaikutusmahdollisuudet.

Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet

Laitoksen henkilöstö voi vaikuttaa

• omiin tehtäviinsä kehitys- ja suunnittelukeskusteluissa, palkkausjärjestelmän edellyttämissä tehtävien vaativuuden arviointia ja henkilökohtaisen työsuorituksen arviointia koskevissa keskusteluissa sekä 1600 tunnin työsuunnitelmakeskusteluissa, joita on kuvattu aliluvussa Johtamismenettelyt
• laitoksen toiminnan suunnitteluun ja oman työympäristönsä kehittämiseen kuukausi-iltapäivissä ja strategiapäivillä, joita on niin ikään kuvattu aliluvussa Johtamismenettelyt, sekä anonyymisti käyttämällä laitoksen palaute-/aloitelaatikkoa
• laitoksen ja tiedekunnan päätöksentekoon laitoskokouksissa (yhteistoimintamenettely) sekä edustajiensa välityksellä johtoryhmässä ja tiedekuntaneuvostossa, joita on kuvattu aliluvuissa Johtamismenettelyt ja Päätöksenteko
• tiedekunnan ja yliopiston toiminnan suunnitteluun laitoksen toimielinjäsenien kautta
• mihin tahansa ottamalla suoraan yhteyttä asianomaiseen henkilöön (esim. käyttäen laitoksen palveluosoitteita)

Yliopiston vaalit pidetään joka kolmas vuosi ja henkilökunnalla on kaikissa hallintoelimissä (mm. konsistori, tiedekuntaneuvosto, laitoksen johtoryhmä, HIITin johtokunta) oma edustuksensa. Yhteistoiminta-asiat käsitellään laitostasolla laitoskokouksissa.

Johtajien ja päätöksentekijöiden valinta, ks. tarkemmin yliopiston toimintakäsikirjaa, luku A.2.8.

Opiskelijoiden vaikutusmahdollisuudet

Opiskelijoiden vaikutusmahdollisuudet on kuvattu luvussa Peruskoulutus. Toimielinten jäsenillä on jatkuva tiedotusvelvollisuus toimielimen työskentelystä edustamalleen ryhmälle.

Johtamisen ja päätöksenteon kehittäminen

Johtamisen ja päätöksenteon kehittämisessä laitos noudattaa yliopiston ja tiedekunnan linjauksia ja päätöksiä. Erityisesti hyödynnetään tiedekunnan ja yliopiston laajaa koulutus- ja verkostoitumistarjontaa. Johtajan koolle kutsumat professoritapaamiset ovat keskeisessä asemassa keskusteltaessa ja sovittaessa ajankohtaisista toimenpiteistä.

Kehitystarpeet

Lisää mittareita toiminnan ja tulosten seurantaan on suunnitteilla, ks. koulutuksen laadunvarmistus, indikaattorit ja tutkimuksen tuloksellisuus ja vaikuttavuus.