Rakenne

Laadunvarmistus pohjautuu yliopiston, tiedekunnan ja laitoksen strategisiin tavoitteisiin ja se on osa normaalia toimintaa. Laatutyön tavoitteena on toiminnan jatkuva kehittäminen ja tämän kehittämistyön tekeminen näkyväksi kaikissa toiminnoissa sekä jokaisen työntekijän omassa työssä. Laatutyö koskee kaikkia yliopistolaisia, niin opettajia, tutkijoita, kuin muuta henkilökuntaa ja opiskelijoita. Toiminnan laatua ylläpidetään, kehitetään ja arvioidaan kaikki osa-alueet kattavalla laadunvarmistusjärjestelmällä, jota jokainen yliopistolainen hyödyntää työssään.

Yliopistotason laadunvarmistusjärjestelmä, ks. tarkemmin yliopiston toimintakäsikirja, luku A.3.

Toimintakäsikirja

Laadunhallinnan kattavuuden varmistamiseksi laadunvarmistusjärjestelmä on dokumentoitu laitoksen toimintakäsikirjaan, johon on koottu tarkemmat toimintaohjeet, menetelmät ja määräykset. Laitoksen toimintakäsikirjaa täydentävät tiedekunnan ja yliopiston toimintakäsikirjat. Käsikirjan rakenne noudattaa soveltuvin osin tiedekunnan ja yliopiston toimintakäsikirjoja. Käsikirja on julkinen ja laitoksen henkilökunnalla ja opiskelijoilla on oikeus kommentoida ja ehdottaa päivityksiä. Julkiseen levitykseen sopimattomat osat kirjoitetaan joko henkilökunta-intranetiin tai opiskelijoille ja henkilökunnalle tarkoitettuun laitos-intranetiin.

Laadunvarmistusmekanismit

Säännöllisesti käytössä olevia laadunvarmistusmekanismeja ja keinoja havaita kehitystarpeita sekä saada kehitysehdotuksia ovat

• yliopiston kuuden vuoden välein suorittama tutkimuksen arviointi (laitoksen arviontiraportti 2005, HIITin arviointiraportti 2005, laitoksen tutkimuksenarviointisivu)
• yliopiston kuuden vuoden välein suorittama koulutuksen arviointi (2008)
• Suomen Akatemiantieteenala-arviointi (2000-2006).
• Suomen Akatemian kansallisten tutkimuksen huippuyksiköiden valinta; laitoksella on toiminut From Data to Knowledge (FDK) -huippuyksikkö vuosina 2002-7, ja sen työ jatkuu  Algorithmic Data Analysis (Algodan) -huippuyksikössä vuosina 2008-13.
• tutkijakouluhakemukset (esim. Hecse)
• valtakunnallinen yliopistokoulutuksen laatuyksikkövalinta sekä yliopiston sisäiset koulutuksen laatuyksikkövalinnat
• HIITin  tieteellinen neuvottelukunta (Scientific Advisory Board, SAB)
• tiedekunnan kanssa joka syksy käytävät tavoitekeskustelut
• tieteellisten julkaisujen vertaisarvioinnit
• tieteellisten rahoitushakemusten arvioinnit
• arvioinnit yksilötasolla (kehityskeskustelut)
• palautejärjestelmät (mm. kurssipalaute, tuutorointikyselyt, kurssitutkimukset)
• laitoksen yhteiset strategiapäivät
• laitoksen kuukausi-iltapäivät
• henkilökunnan ja opiskelijoiden suorat ehdotukset (esim. käyttäen laitoksen palveluosoitteita, tai anonyymisti punaista palautepostilaatikkoa)
• toiminnan, talouden ja tulosten mittarit luvussa Johtamisjärjestelmä.

Vastuut

Laitoksen johtaja vastaa laitoksen toiminnan laadusta. Jokainen laitoksen jäsen (henkilökunta, opiskelijat) vastaa oman toimintansa laadusta.

Laitoksen laatupäällikkö vastaa siitä, että laadunvarmistusmekanismeja käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla. Laatupäällikkö ilmoittaa myös laitoksen johdolle toimintakäsikirjan uudistus- tai täydennystarpeista. Laatupäällikkö toimii laatuyhdyshenkilönä yliopiston sisäisessä verkostossa.

Toimintakäsikirjan luvuista vastaavat niissä nimetyt vastuuhenkilöt.

Laitoksen laitosneuvosto hyväksyy toimintakäsikirjan.

Laatujärjestelmän ylläpito

Toimintakäsikirjaa täydennetään ja korjataansäännöllisesti. Ylläpidosta vastaavat laatupäällikkö sekä luvuille nimetyt vastuuhenkilöt. Verkossa olevaan toimintakäsikirjaan myös muut laitoksen henkilöt (henkilökunta ja opiskelijat) voivat ehdottaa muutoksia. Kaikki muutokset ovat epävirallisia, kunnes laitosneuvosto hyväksyy toimintakäsikirjan uuden version. Hyväkysytystä versiosta talletetaan myös jäädytetty, virallinen versio epävirallisen ja tuoreemman lisäksi. Myös epävirallisesta versiosta voidaan tallettaa jäädytetty pdf-versio tarvittaessa. Laitosneuvosto hyväksyy toimintakäsikirjan aina vuoden alussa ja muulloin tarpeen mukaan.

Hyväksytty toimintakäsikirjan versio talletetaan sähköisesti (http://qm.cs.helsinki.fi) sekä hypertekstimuodossa että pdf-muodossa. Hyväksyttyyn versioon merkitään selkeästi, että se on hyväksytty sekä mainitaan hyväksymispäivämäärä ja versionumero. Toimintakäsikirjan voimassa oleva kirjallisen version kopio säilytetään toimistopäällikön huoneessa. Verkossa olevaan muokattavaan versioon merkitään selkeästi, että se on muokattava versio, sekä mihin hyväksyttyyn versioon se perustuu.

Toimintakäsikirjassa kuvatuista toiminnoista poikkeavat tilanteet käsitellään tapauskohtaisesti. Poikkeamista ilmoitetaan esimiehelle tai muulle asiasta vastuussa olevalle henkilölle, joka huolehtii asian käsittelystä tai sopii asian käsittelystä johtajan kanssa. Tavoitteena on, että poikkeamat korjataan nopeasti, niiden syyt selvitetään ja tarpeen mukaan joko korjataan prosesseja ja toimintakäsikirjaa tai poikkeaminen toistuminen ehkäistään.

Henkilökunnalle toimintakäsikirjasta ja laadunvarmistuksesta tiedotetaan mm.

• henkilöstökokouksissa
• kuukausi-iltapäivissä
• me@tktl-lehdessä
• tktl-list-sähköpostilistalla
• uusien työntekijöiden perehdytyksessä
• erityisissä tiedotustilaisuuksissa

Opiskelijoille tiedotetaan toimintakäsikirjasta, laadunvarmistuksesta ja auditoinnista mm.

• tuutoroinnin kautta
• isommilla kursseilla
• opiskelijoiden sähköpostilistalla
• erityisissä tiedotustilaisuuksissa

Laatujärjestelmän toimintaa seurataan laitoksen strategiapäivillä ja vuosittain dekaanin kanssa käytävissä tavoitekeskusteluissa.

Kehittäminen

Laadunvarmistusjärjestelmää kehitetään sisäisen ja ulkoisen palautteen pohjalta siten, että se auttaa laitoksessa työskenteleviä oman työn kehittämisessä ja tavoitteiden saavuttamisessa.

Laadunvarmistuksen käytäntöjä  kehitetään erityisesti laitoksen strategiapäivien osana.

Näytteet ja näytöt laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta

Laitoksen näytteitä ja näyttöjä:

• Opetuksen järjestelmällinen kehittäminen: laitoksella toimii opetuksen kehittämistoimikunta, opetuksesta kerätään systemaattisesti palautetta, ulkoisia arviointeja käytetään hyväksi, ja opetuksen johtamisjärjestely on selkeä. Opetuksessa saavutetut tulokset ovat saaneet tunnustusta sekä yliopiston sisällä laatupalkintoina että valintana valtakunnalliseksi yliopistokoulutuksen laatuyksiköksi 2007-2009.
• Tutkimuksen kehittäminen ulkoisten arviointien avulla. Laitoksen ja HIITin tutkimusta arvioivat säännöllisesti kansainväliset paneelit: yliopisto järjestää tutkimuksen arvioinnin joka 6. vuosi (viimeksi 2005), HIITin tieteellinen neuvosto (Scientific Advisory Board, SAB) arvioi tutkimusta n. 2-3 vuoden välein. Arviointien kritiikki ja kehitysehdotukset hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja tutkimuksen kehittämisessä ja nämä kehityskohteet kirjataan laitoksen tavoiteohjelmaan ja HIITin strategiaan. Muutoksia ja vaikutuksia seurataan ja raportoidaan systemaattisesti: esimerkiksi vuoden 1999 tutkimuksen arvioinnin tulosten hyödyntämisestä ja vaikutuksista laadittiin raportti vuoden 2005 arviointipaneelille. Osoituksena tutkimuksen laadusta on laitoksen ja HIITin perustutkimusyksikön saama paras mahdollinen arvosana 7/7 Helsingin yliopiston vuonna 2005 järjestämässä tutkimuksensa kansainvälisessä evaluoinnissa sekä Akatemian huippuyksikköstatuksen myöntäminen FDK-yksikölle ja sen toimintaa jatkavalle Algodan-huippuyksikölle.
• Kilpailu tutkimusrahoituksesta Laitoksen ja HIIT:in menestys ulkopuolisen tutkimusrahoituksen saamisessa on myös tutkimuksen laadun mittari.
• Gradujen ohjaaminen ja hallinnointi on systemaattisesti ohjeistettu ja seurattu prosessi. Graduhallinto-sivut ovat ohjekokonaisuus, joka sisältää mm. tutkielmaohjauksen yleisohjeet ja tutkielmien hyväksymismenettelyn kuvauksen. Tiedot graduista sekä niiden etenemisestä ja tarkistuksista tallennetaan laitoksen graduhallintotietokantaan. Laitosneuvosto hyväksyy gradut ja arvosanat. Gradujen tarkistuksen ja arvioinnin yhdenmukaisuus ja laatu varmistetaan yksityiskohtaisilla ohjeilla arvosteluperusteista, ohjeella arviointilausunnon laatimisesta sekä selkeästi rajatulla tarkastajien joukolla, josta voidaan poiketa vain laitosneuvoston esitettävällä kirjallisella perusteella. Tarkastajien joukko ja mahdolliset poikkeukset on dokumentoitu graduhallinto-ohjeisiin.
• Opetuksen laadunvarmistus. Esimerkkinä opetuksen laadunvarmistuksesta on Tietorakenteet-kurssi. Kurssin matala läpäisyprosentti johti selvitykseen, jossa tutkittiin mm. opiskelijoiden esitietoja opintorekisteristä sekä kurssin alussa pidetyn ennalta ilmoittamattoman esitietokokeen avulla. Selvityksen mukaan esitietojen yhteys kurssin läpäisyyn oli voimakas, erityisesti niiden esitietojen jotka on mainittu kurssille osallistumisen edellytyksinä. Asiaa käsiteltiin henkilökunnan kokouksessa, johon oli kutsuttu opiskelijoiden edustajia mukaan. Johtoryhmä keskusteli asiasta ja pyysi opetuksenkehittämistoimikunnan ehdotuksen toimista. Keskustelujen ja toimikunnan ehdotusten pohjalta johtaja päätti, että voimassa olevia esitietovaatimuksia ryhdytään valvomaan tiukemmin lukuvuonna 2007-8. Uuden käytännön vaikutuksia seurataan välittömästi kurssien seuraavilla suorituskerroilla. Vastaavanlaista selvitystyötä on tehty ja tehdään myös muissa kursseissa.
• Oppimistavoitematriisit Jokaiselle kurssille on määritelty oppimistavoitematriisi kuvaamaan kurssin sisältöä sekä mitä opiskelija osaa tehdä käytyään kurssin.
• Strategiapäivien vaikutukset. Vuosittain pidettävät strategiapäivät vaikuttavat laajasti laitoksen toimintaan. Strategiapäivillä keskustellaan ajankohtaisista asioista ja suunnitellaan ratkaisuja löydettyihin ongelmakohtiin. Ehdotetuista toimenpiteistä kirjoitetaan raportit sekä ehdotetaan myös toteutusaikataulua ja toteuttaja.
• Jatko-opintojen tuki. Hecse-tutkijakoulussa käytetään tukiryhmäjärjestelmää opiskelijan opintojen tueksi. Jokaiselle opiskelijalle määrätään oma tukiryhmä, joka koostuu yhdestä tai kahdesta tutkijasta. Tukiryhmä tapaa opiskelijan kaksi kertaa vuodessa antamaan kommenttinsa hänen tutkimuksestaan ja tutkimussuunnitelmastaan. ComBi-tutkijakoulussa jokaisella opiskelijalla on kaksi ohjaaja, josta ainakin toinen on ComBin johtokunnan jäsen. Kaikille muille laitoksen uusille jatko-opiskelijoille määrätäään 1.8.2008 alkaen kaksi mentoria, jotka toimivat niin kuin Hecse-tutkijakoulun tukiryhmä.