Tietojenkäsittelytieteen laitoksen viestinnän tehtävä ja puitteet

Viestintä tukee laitoksen tavoitteiden toteutumista sekä tekee sen toimintaa tunnetuksi. Laitokselle tehdään strategiakausittain viestintäsuunnitelma.

Tietojenkäsittelytieteen laitoksen viestintä seuraa Helsingin yliopiston strategiaa ja viestintäpolitiikkaa, laitoksen tavoiteohjelmaa sekä luonnollisesti Valtionhallinnon viestintäsuositusta. Jälkimmäistä noudattaen Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan toimintakäsikirja toteaa, että "Viestintä on avointa, aktiivista, vuorovaikutteista ja luotettavaa viestintää, joka huomioi kunkin kohderyhmän tarpeet."

Tietojenkäsittelytieteen laitoksen tiedottaja kehittää, suunnittelee, koordinoi ja valtaosin toteuttaa viestintää laitoksella. Vastuu yksikön viestinnästä on viime kädessä sen johtajalla. Tiedonkulusta ovat osaltaan vastuussa kaikki tietojenkäsittelytieteen laitoksella työskentelevät ja opiskelevat.

Yliopiston tiedottajat toimivat verkostossa. Laitoksen tiedottaja osallistuu aktiivisesti verkoston toimintaan, ja pyrkii tuomaan laitokselle tärkeitä asioita esille. Yliopiston viestintätoimi on kuvattu Yliopiston toimintakäsikirjan kohdassa 6.1.

Viestinnän toteutus ja välineet

Osoitteessa http://www.cs.helsinki.fi/hallinto/viestinta on tietoa laitoksen viestintävälineistä ja viestinnän käytännöistä.

Osa laitoksen viestintää on sen ulkoinen ilme, joka seuraa yliopiston visuaalisen ilmeen ohjeistoa. Tiedottaja koordinoi ja tarvittaessa auttaa ilmeen toteutuksessa julkaisutoiminnassa, verkkoviestinnässä ja esimerkiksi esitteiden teossa.

Ulkoinen viestintä

Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat suuri yleisö, erityisesti IT-alasta sekä tieteestä ja tekniikasta kiinnostuneet, rahoittajat, potentiaaliset uudet opiskelijat ja mahdolliset yhteistyökumppanit. Yksi tärkeistä välineistä on Internet, sillä sen avulla myös mediaa voidaan pitää kohderyhmänä.

Tiedottaja avustaa ja pyrkii aktivoimaan tutkimuksen popularisointia ja myös tutkijoiden ja muun henkilökunnan osallistumista yhteiskunnalliseen keskusteluun alansa asiantuntijan roolissa.

Tiedottaja pitää mediaan yhteyttä tiedotteilla ja henkilökohtaisten kontaktien kautta.

Laitoksen medianäkyvyyttä seurataan lehdistä ja verkosta. Laitoksen väen esiintymisestä mediassa levitetään tietoa sisäisesti lehtileikeilmoitustaululla (2. kerroksen kahvihuoneessa).

Tiedottaja huolehtii laitoksen esittelymateriaalin (esitteet, vuosikertomukset ja kalvosarjat) tuottamisesta ja tarvittaessa auttaa tutkimusryhmiä ja muita laitoksen henkilökuntaan kuuluvia oman esittelymateriaalin tuottamisessa.

Tutkimustiedottamisen kohderyhmä voi olla myös ulkomainen. Laitoksen maisteriohjelmia markkinoidaan myös potentiaalisille ulkomaalaisille opiskelijoille.

Tapahtumat ja vierailut

Vuosivaihtelu laitoksen järjestämien tapahtumien määrässä on luonnostaan suurta, joten tapahtumien järjestäminen ja niistä tiedottaminen saa vuosittain erilaisen painoarvon.

Eri tapahtumien osallistujakunta vaihtelee tieteellisten konferenssien huippututkijoista lähiseudun asukkaisiin ja tietojenkäsittelytieteen opinnoista kiinnostuneisiin lukiolaisiin.

Laitoksesta kiinnostuneille vierailijoille järjestetään tilaisuus tutustua toimintaan esimerkiksi tutkijatapaamisissa, tai vaikkapa opetusta seuraamalla. Vierailijat ja tapahtumiin osallistujat saavat heille kohdennettua laitoksen, kampuksen tai tiedekunnan ja yliopiston esittelymateriaalia.

Sisäinen viestintä

Tietojenkäsittelytieteen laitoksen työntekijöiden ja opiskelijoiden lisäksi myös yliopiston muita työntekijöitä ja opiskelijoita voidaan pitää sisäisen viestinnän yhtenä kohderyhmänä.

Keskeisiä sisäisen viestinnän välineistä ovat sähköpostilistat: henkilökunnan tiedotuslista lista tktl-list, henkilökunnan vapaa-aika lista tktl-vapaa-list-2 sekä opiskelijoiden tiedotuslista tktl-opiskelijat-list. Myös laitoksen www-sivut ovat tärkeä sisäisen viestinnän kanava. Sisäisen viestinnän mahdollisuuksista on tietoa tiedottajan kotisivulla. Laitos hyödyntää yliopiston keskitetysti tarjoamaa sisäistä viestintää, esimerkiksi Yliopistolainen-lehteä ja intranet Almaa.

Laitos järjestää kuukausittain lukukausien aikana henkilökunnan tapaamisen eli kuukausi-iltapäivän, jossa on tilaisuus paitsi tiedon välittämiseen myös keskusteluun.

Lisäksi vuosittain järjestetään lukuvuoden avajaiskahvit, joulukahvit, strategiapäivät ja retki. Lähes vuotuinen perinne on myös laitospäivä eli avoimien ovien päivä, jossa laitos esittelee toimintaansa niin henkilökunnalle, opiskelijoille kuin yliopiston ulkopuolisillekin kohderyhmille.

Laitos julkaisee me@tktl-verkkolehteä, joka ilmestyy lukukausien aikana kerran kuukaudessa. Lehti on kohdennettu ensisijaisesti henkilöstölle, mutta siinä käsitellään tarpeen mukaan myös opiskelijoita koskevia asioita. Me@tktl:n päätoimittaja on tiedottaja, ja lehteä ohjaa toimituskunta.

Myös henkilökohtainen viestintä on tärkeä osa laitoksen viestinnän kokonaisuutta, sillä se on viestinnän tehokkain ja vuorovaikutteisin muoto.

Laitoksella huolehditaan siitä, että ulkomaalaisten työntekijöiden tiedontarpeeseen vastataan, eli sisäistä viestintää toteutetaan mahdollisimman runsaasti englanniksi.

Verkkoviestintä

Tietojenkäsittelytieteen laitoksen www-sivusto on laaja ja monipuolinen. Sillä on ulkoisia sekä sisäisiä käyttäjiä, ja eri käyttäjien tarpeet ovat esillä eri osissa sivustoa. Laitoksen tiedottaja on käytännössä hoitanut www:n sisältöihin liittyvää koordinointia. Teknisestä ylläpitotyöstä huolehtii laitoksen tietotekniikkaryhmä. Laitoksella on myös oma intranet henkilökunnalle, ja opiskelijoille toinen intranet. Laitos hyödyntää yliopiston intranet Alman tarjoamia palveluita.

Ks. myös yliopiston käsikirjaa, luku D.6.2. Yhteiset viestintävälineet ja -palvelut.

Toistuvat tehtävät

Laitoksella on jatkuvien viestintätehtävien (me@tktl, lehdistötiedotteet ja mediayhteistyö, sisäinen tiedottaminen) lisäksi vuosittain tai harvemmin, mutta kuitenkin melko säännöllisesti toistuvia tehtäviä. Kesän konferenssien kohdalla vaihtelu on suurta.

Tammikuu: Vuosikertomus, strategiapäivät

Helmikuu: Vuosikertomus

Maaliskuu: Vuosihuollot esittelykalvoihin ja www:hen

Touko-kesäkuu: Kesän konferenssien tiedotus ja sen valmistelu

Elo-syyskuu: Lukuvuoden alku, laitospäivä

Marras-joulukuu: Henkilöstötapahtumien valmistelu

Joulukuu: Joulukahvit, pikkujoulu, vuosikertomuksen suunnittelu ja aloitus

Vuosittain toistuvien tehtävien lisäksi on tehtäviä, jotka toistuvat suunnilleen kerran strategiakaudessa. Tällaisia ovat mm. laitoksen esitteen uusiminen, esittelykalvojen isommat kehitystyöt ja abilehden kokoaminen.