Yhteinen kalenteri on järjestelmä, jolla yksikön toimihenkilöt voivat varata kokousaikoja ja välittää yksikön muille henkilöille tietoa tavoitettavuudestaan. Kalenterista näkyy kunkin henkilön julkinen kalenteri, eli mitkä ajat hänellä ovat vapaita ja mitkä on varattu, johonkin tarkoitukseen. Järjestelmään voidaan kirjata tietoa erilaisista henkilöryhmistä (mm. työryhmistä tai kokouksen osanottajista). Ryhmien kohdalta saadaan näkyviin ryhmälle varatut kokousajat sekä sellaiset ajat jotka ovat vapaita kaikille ryhmän jäsenille. Kuka tahansa voi tehdä varauksen tietyn henkilön tai ryhmän kalenteriin. Varaukseen liitetään tieto varaajasta ja varausajasta.
Toteutettavia osia:
a) henkilön kalenterin katselu
b) ryhmän kalenterin katselu
c) varauksen teko henkilölle
d) varauksen teko ryhmälle
e) henkilön tietojen syöttö
f) varauksen peruutus