Johdatus sovellussuunnitteluun, kevät 2003, harjoitus 1

Johdatus sovellussuunnitteluun, Avoin yliopisto/kesä 2003, harjoitus 1

Onnelan kylässä Pohjois-Karjalassa toimii pieni mutta aktiivinen asukasyhdistys. Yhdistyksellä on vapaaehtoisvoimin ja kunnan tuella ylläpidettävä kokoontumispaikka eli Kylätila. Kylätila on auki arki-iltaisin, jolloin siellä pidetään erilaisia kursseja ja kerhoja. Viikonloppuisin tilaa vuokrataan yksityistilaisuuksiin synttäreistä häihin ja hautajaisiin.

Kullakin säännöllisesti pidettävällä kurssilla on vakiovetäjä. Lisäksi paikalla on aina ns. emäntä tai isäntä, joka kertoo menossa olevista kursseista ja kerhoista sekä ottaa vastaan ilmoittautumisia, tilavarauksia ja asukasyhdistyksen jäsenmaksuja. Asukasyhdistyksen aktiivijäsenet hoitavat emännän/isännän pestiä vuoroilloin.

Kerran vuodessa yhdistyksen jäsenet valitsevat keskuudestaan johtokunnan, joka päättää seuraavan toimintakauden kurssitarjonnan, hankkii vetäjät, sopii aikatauluista ja hoitaa yhteyksiä kuntaan päin. Lisäksi johtokunta pyrkii ponnekkaasti mainostamaan asukasyhdistyksen toimintaa alueen asukkaille.

Määrittele edellä kerrotun perusteella Onnelan Kylätilan emännän/isännän roolin organisointiin ja hoitamiseen liittyvät tietojenkäsittelyä vaativat tehtävät. Ota huomioon myös poikkeustilanteet (mitä tapahtuu, jos joku on sairaana, ...).

Tehtäviä ovat (mm.):
(a)	Emännän toimeen halukkaiden kirjaaminen emäntälistaan tiedotetaan emännän tehtävästä yhdistyksen jäsenille (ks. kohta f: jäsenrekisteri) sekä pyydetään halukkaita ilmoittautumaan ja antamaan mahdolliset aikataulurajoituksensa kirjataan halukkaat listaan yhdessä aikataulurajoitteiden kanssa (esim. Pirjo Kekkonen, ei tiistait eikä kuukauden ensimmäiset keskiviikot) ylläpidetään emäntälistaa
(b)	Emäntävuorolistan tekeminen allokoidaan jokaiselle arki-illalle emäntä ja varaemäntä emäntälistalla olevien toiveiden mukaisesti tiedotetaan jokaiselle emännälle emäntävuorolistasta, pyydetään varmistamaan omat tiedot ja ilmoittamaan mahdollisista muutoksista ylläpidetään vuorolistaa muutostoiveiden mukaan ja tiedotetaan tarvittaessa emäntälistalaisille muutoksista
(c)	Kurssilistan muodostaminen toimitetaan Kylätilaan lista kursseista, niiden aikatauluista, vetäjistä, ryhmäkoosta, hinnoista, jne. tehdään ilmoittautumislista kutakin kurssia varten jos koko kurssi tai yksi kokoontumiskerta peruuntuu, täytyy ilmoittautuneille tiedottaa ja tarpeen vaatiessa palauttaa kurssimaksu kokonaan tai osittain
(d)	Ilmoittautumislistan ylläpito kerrotaan halukkaalle ilmoittautujalle tiedot kurssitarjonnasta jos asiakas päättää ilmoittautua jollekin kurssille, tarkistetaan, onko kurssilla tilaa jos tilaa löytyy, kirjataan asiakkaan ilmoittautuminen (jos asiakas ei ole yhdistyksen jäsenrekisterissä, täytyy kirjata myös yhteystiedot) kerätään mahdollinen ilmoittautumis-/kurssimaksu (tai annetaan pankkisiirtokuitti tms.; käteismaksut pitää myös tilittää jossain vaiheessa, esimerkiksi viikottain) myös ilmoittautumisen peruminen pitää olla mahdollista
(e)	*Tilanvarauskirjanpito* kerrotaan tiedusteltaessa vapaat viikonloppuajat ja hinnat jos asiakas tekee varauksen, merkitään ko. päivä varatuksi asiakkaalle (jos asiakas ei ole yhdistyksen jäsenrekisterissä, täytyy kirjata myös yhteystiedot) asiakkaalle täytyy lähettää lasku esimerkiksi viimeistään kuukautta ennen tilaisuutta varaus voidaan poistaa joko asiakkaan pyynnöstä tai maksamattoman laskun takia
(f)	*Jäsenrekisteri* kirjataan uusi jäsen yhteystietoineen rekisteriin otetaan vastaan jäsenmaksu (tai annetaan pankkisiirtokuitti tms.; käteismaksut pitää myös tilittää jossain vaiheessa, esimerkiksi viikottain) lähetetään vuosittain jäsenmaksulasku vanhoille jäsenille ja poistetaan sellaiset jäsenet, jotka eivät ole suorittaneet edellisvuoden jäsenmaksuaan
(g)	Muu kirjanpito, päiväkirja, viestivihko, jne. kassa ja kirjanpito juoksevien kulujen hoitamiseksi (kahvi, toimistotarvikkeet, ...) kävijämäärien yms. tilastointi viestien välittäminen johtokunnalle, seuraavan illan emännälle jne. erilaisten toimenpide-ehdotusten, korjaustarpeiden yms. kirjaaminen yleiset toimintaohjeet illan emännälle (avaimet, päivittäiset rutiinit, kortistojen ja listojen ylläpito, tärkeät puhelinnumerot, ...)

Esitä kolme vaihtoehtoista tapaa tehtävässä (1) määrittelemiesi tietojenkäsittelytehtävien hoitamiseksi (täysin automatisoimaton, osittain tietokoneistettu ja mahdollisimman pitkälle automatisoitu). Erittele vaihtoehdoissasi, ketkä osallistuvat työnkulkuun (emäntä/isäntä ei varmaan voi eikä halua tehdä/päättää itse kaikkea), mitä he tekevät ja millä välineillä (paperilomake, kortisto, tietokoneohjelma, ...).

Vaihtoehdot:
I	Täysin automatisoimaton sihteeri hoitaa tehtävän (a) eli emäntälistan ylläpidon käyttäen käsikortistona ylläpidettävää jäsenrekisteriä, monistamalla ja postittamalla tiedotteet ja päivittämällä vastausten perusteella käsin emäntälistaa (jäsenet vastaavat sihteerille kirjeitse tai puhelimella) sihteeri käy emäntälistaa kalenterin kanssa läpi ja yrittää löytää jokaiselle päivälle emännän ja varaemännän (tehtävä b); lisäksi pitää varmistaa, että vuorot jakautuvat tasaisesti; tuloksena syntyyn alustava vuorolista, jonka sihteeri lähettää tarkastettavaksi emännille; emännille annetaan rajallinen aika tehdä muutosehdotuksia, minkä jälkeen lyödään lukkoon lopullinen vuorolista, joka lähetetään taas emännille ja asetetaan näkyville Kylätilaan; myöhemmin tulevat muutokset sovitaan ainoastaan suoraan asianosaisten kanssa, muiden on päivitettävä oma listansa tarvittaessa Kylätilan listan mukaiseksi sihteeri hoitaa myös tehtävän (c) pyytämällä kurssien vetäjiltä kurssien perustiedot ja kokoamalla ne kurssilistaksi; sihteeri laatii perustietojen pohjalta kullekin kurssille ilmoittautumislistan emännät ylläpitävät käsin ilmoittautumislistoja (tehtävä d); emäntä myös tiedottaa mahdollisista peruuntumisista ja päivittää kurssilistaa/ilmoittautumislistoja vastavasti tilavarauksia varten perustetaan varauskirja, jota emännät päivittävät (tehtävä e); sihteeri huolehtii laskutuksesta ja maksamattomien varausten poistosta varauskirjasta jäsenrekisteri (tehtävä f) on käsikortisto, jota emännät ja sihteeri ylläpitävät (emäntä kirjaa uudet jäsenet ja tilittää jäsenmaksut, sihteeri poistaa vuosittain maksunsa laiminlyöneet jäsenet) muu kirjapito ja viestintä (tehtävä g) hoidetaan kynällä ja ruutuvihkolla sekä puhelimella
II	Osittain tietokoneistettu sihteeri käyttää kortisto- tai tietokantaohjelmaa emäntälistan ylläpitämiseksi (tehtävä a); myös jäsenrekisteri (f) on kortistotiedosto tai tietokanta; kommunikointiin jäsenten (eli potentiaalisten emäntäehdokkaiden) kanssa käytetään sähköpostia; tiedon siirto sähköpostivastauksista tietokantaan ei välttämättä ole täysin automaattista, vaan saattaa vaatia joitain manuaalisia työvaiheita riippuen järjestelmien yhteensopivuudesta vuorolistan laatiminen (b) tehdään elektroniseen kalenteriin, mutta sitä ei ole automatisoitu, vaan sihteeri allokoi soveltuvat ajat itse myös kurssi- ja ilmoittautumislistat (c & d) hoidetaan tietokantaohjelmalla, jota käyttävät sekä sihteeri että emännät varauskirjaa (e) voidaan pitää kalenteriohjelmalla muuhun kirjanpitoon ja viestintään (g) käytetään taulukkolaskentaohjelmaa ja sähköpostia
III	Mahdollisimman pitkälle automatisoitu peruslähtökohtana asukasyhdistyksen oma www-liittymällä varustettu vuorovaikutteinen tietojärjestelmä, johon jokainen jäsen saa henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen (sihteeri huolehtii tunnusten jakelusta) yleinen tiedotus hoidetaan sivuston kautta; kuka tahansa voi selailla sivuja ja pyrkiä jäseneksi (tehtävä f) jäsen voi ilmoittautua emännäksi suoraan verkon kautta omalla tunnuksellaan ja täyttää saman tien vuorolistan omalta osaltaan (tehtävät a & b); sihteeri seuraa vuorolistan täyttymistä ja varmistaa, että joka illalle saadaan tarvittava miehitys vastaavasti kurssivetäjät saavat omat tunnukset ja syöttävät (ja ylläpitävät) oman kurssinsa tiedot itse webbilomakkeella (c); sihteeri varmistaa, että syötetyt tiedot (erityisesti aikataulut) ovat yhteensopivia talon muun käytön kanssa kurssitarjontaa ja tilavarauksia voi kuka tahansa selata verkossa; ilmoittautumiset (d) ja tilanvaraukset (e) voi tehdä omilla tunnuksilla (vain jäsenille); laskutus voidaan automatisoida ja integroida järjestelmään muuhun kommunikointiin (g) käytetään keskustelupalstaa ja sähköpostia

Arvioi tehtävässä (2) esittämiesi vaihtoehtojen hyviä ja huonoja puolia henkilötyön määrän, tilankäytön tehokkuuden, asiakasystävällisyyden, virhealttiuden, osallistuvien henkilöiden taitovaatimusten ja laitteistotarpeiden kannalta. Miten eri vaihtoehdot soveltuisivat suuren kaupunginosayhdistyksen toimintaan? Mitä ratkaisujesi osia voisi käyttää sellaisenaan tai hieman sovellettuna jonkin muunlaisen yhdistyksen tietohallinnossa?

Vaihtoehtojen arviointi:
	I	II	III
henkilötyö	raskas sihteerille ja emännille paljon monistusta, postitusta, puheluja	ohjelmien käyttö keventää sihteerin ja emäntien työtä sähköposti vähentää paperisotaa ja puheluja	rajaa sihteerin työn vain tietojärjestelmän valvonnaksi emännän työnä tilan valvonta ja opastus tarvitaan tekninen henkilö järjestelmän ylläpitäjäksi
tilankäyttö	kommunikoinnin hitauden vuoksi viimehetken peruutukset jättävät tilan käyttämättä	kuten I:ssä	periaatteessa mahdollisuus nopeisiin regointeihin peruutustapauksissa käytännössä?
asiakas- ystävällisyys	henkilökohtainen palvelu miellyttää monia tietojen ajantasaisuus epävarmaa aina joko soitettava tai käytävä paikanpäällä	tiedot hyvin ajantasalla pitää käydä tai soittaa (mahdollisuus sähköpostivarauksiin?)	tiedot täysin ajantasalla, näkee heti vaihtoehdot voi hoitaa asiat kotoa tai mistä tahansa entä jos ei voi tai halua käyttää nettiä?
virhealttius	kaikki sihteerin ja emäntien huolellisuuden varassa tietojen katoaminen mahdollista varmuuskopiointi hankalaa tietojen konsistenttius (eri versiot listoista jne.)?	tietojen kirjauksessa voi tulla virheitä tietojen konsistenttiutta voi yrittää tarkkailla varmuuskopiointi mahdollista, mutta ei välttämättä automaattista	lomakepohjainen syöttö minimoi virhemahdollisuudet, mutta ei estä kaikkia virheitä automaattinen, keskitetty tietojen varmistus järjestelmän tahallinen sabotointi? riippuvuus tietoverkon toiminnasta
taito- vaatimukset	ei erityisvaatimuksia huolellisuus ja rutiinit tärkeitä	sihteerin ja emäntien osattava toimistosovellusten ja tietokannan käyttö asiakkaiden osattava sähköposti	tietojärjestelmän rakentaminen vaativa tehtävä, johon tarvitaan ulkoinen asiantuntija kaikkien (myös asiakkaan) opeteltava sen käyttö
laitteisto ja ohjelmisto	ei vaatimuksia (kopiokone?)	yksi tai muutamia työasemia, joissa tarvittavat toimistosovellukset (off-the-shelf), sähköposti ja tietokanta asiakkailla sähköposti	verkotettuja työasemia ja mahdollisesti oma palvelin myös asiakkailla oltava verkkoyhteys sivusto ja tietojärjestelmä teetettävä (räätälöitävä?) erikseen

Olioperustaisessa järjestelmämallissa järjestelmän toiminta perustuu olioiden yhteistyöhön. Yhteistyö tapahtuu olioiden suorittamien palveluiden avulla. Tässä tehtävässä tarkastellaan (liike)toiminnan mallintamista olioiden yhteistyönä.

Valitse jokin tehtävän (2) yhteydessä kehittämäsi vaihtoehto, nimeä siihen osallistuvat oliot ja määrittele näille palvelut, joiden avulla homma saadaan hoitumaan. Olioiksi voit valita toimintaan liittyviä henkilöitä tai tietojärjestelmiä. Henkilöiden palvelut ovat henkilöiden työtehtäviä. Olion voi ajatella käyttävän toisen olion palvelua toimittamalla toiselle pyynnön. Tällaisen pyynnön yhteydessä voidaan toimittaa lomake tai mitä tahansa tarpeellista tietoa.

*Vaihtoehdon I oliot (:llä merkittyjä voi olla useita):**
sihteeri: emäntäehdokkaiden hankkiminen emäntälistan laatiminen vuorolistan laatiminen kurssilistan laatiminen ilmoittautumislistojen laatiminen (tilitykset, jäsenten poisto jäsenrekisteristä)	jäsenrekisteri: jäsenen lisäys jäsenen tietojen päivitys jäsenen poisto jäsenluettelon listaaminen
emäntä:* uuden jäsenen kirjaus ilmoittautumisen kirjaus/peruutus peruutuksista tiedottaminen tilavarauksen kirjaus/peruutus (tilitykset)	emäntälista: emännän tietojen ja aikataulutoiveiden kirjaus emännän tietojen päivitys emännän poisto vuorolista: emäntävuoron kirjaaminen/päivitys/poisto emäntävuorojen listaaminen
asiakas:* jäseneksi hakeminen ilmoittautuminen/peruutus tilavaraus/peruutus (maksut)	ilmoittautumislista:* ilmoittautumisen lisäys/poisto ilmoittautumistilanteen tarkistaminen tilavarauskirja: tilavarauksen lisäys/poisto tilavaraustilanteen tarkistaminen

Pesulapalvelu Puksun Puhto toimii eräässä Helsinkiläisessä ostoskeskuksessa tarjoten yksityisasiakkaille valko-, kirjo- ja mattopyykin pesua. Kemiallista pesua sekä turkis- ja nahkahuoltopalvelua Puhto hoitaa välittämällä toimeksiannot Puhto-ketjun Helsingin pääpesulaan. Lähialueen yritysasiakkaille Puksun Puhto tarjoaa myös ns. mattopalvelua (toimitiloissa käytettävien eteismattojen säännöllistä pesua ja huoltoa sekä vaihtoa tarpeen mukaan).

Oletetaan, että tehtävänäsi olisi suunnitella Puksun Puhdolle tietojärjestelmä yllä kuvatun toiminnan tukemiseksi. Pohdi aluksi, minkälaisia tilauksia ja toimeksiantoja Puksun Puhto käsittelee. Ketkä osallistuvat palvelutoimeksiantojen käsittelyyn (tilauksesta rahojen tuloutukseen) ja mitä tehtäviä he tekevät? Mihin tehtäviin liittyy tietojenkäsittelyä? Millaista? Laadi tietojärjestelmän sidosryhmäkaavio, jossa kuvaat sidosryhmät ja niiden tietotarpeet. Pohdi toimintaan osallistuvien henkilöiden lisäksi myös muita sidosryhmiä.

Sidosryhmäkaavio:

Lisäksi pitäisi vielä kirjoittaa kaaviolle sanallinen selostus.