8. Harjoitus
(lauantai  27.9.1998, ryhmä 1: klo 9-11, ryhmä 2: klo  11-13   V20 sh 33)

4. atk-harjoitus: taulukkolaskentaohjelma Excel

1) Käynnistä Excel-ohjelma Windows:ssa valitsemalla Start- Programs- Microsoft Office- Microsoft Excel. Näyttöön ilmestyy työkirja (Book1), jossa on päällekkäisiä arkkeja (Sheet1, Sheet2...). Arkilta toiselle voi siirtyä alareunan "kielekkeiden"(tabs) avulla. Tässä harjoituksessa käytetään kuitenkin vain yhtä arkkia.

2) Muista että sinulla on harjoituksen ajan käytössäsi Excel:n ohjetoiminnot. Saat ne esille valitsemalla Help-valikosta Microsoft Excel Help Topics. Avautuvan ikkunan Contents-välilehdellä on tärkeimpien toimintojen ohjetekstit teemoittain ryhmiteltynä.

3) Taulukkoarkki (sheet) koostuu vaakasuorista riveistä (rows; 1,2,3...) ja pystysuorista sarakkeista (columns; A,B,C...). Tietoja syötetään taulukon soluihin (cells; A1,A2,B1,B2). Kun kirjoitat näppäimistöltä jotain, merkit ilmestyvät aina siihen soluun, joka on valittu eli "kehystetty". Voit siirtää kehystä nuolinäppäimillä solusta toiseen tai napsauttaa suoraan hiirellä sitä solua, johon haluat kirjoittaa. Valitun solun sisältö näkyy myös yläreunan syöttörivillä. Soluun voi kirjoittaa tekstiä tai lukuja. Solun olevaa tietoa voit muuttaa kaksois-näpäyttämällä hiirellä sitä solua, jonka sisältöä haluat muokata.
Hiirellä voi valita useamman solun kerralla, jolloin valittu alue muuttuu mustaksi.Usean solun valinnassa eli "maalauksessa" painetaan hiiren vasen näppäin pohjaa ensimmäisen solun kohdalla ja liikutetaan hiirtä valittavien solujen yli. Hiiren vasen painike vapautetaan vasta alueen viimeisen solun kohdalla. Kirjoita nyt taulukon soluihin tietoja seuraavan taulukon mukaisesti:

4) Tallenna taulukko koneen tmp-hakemistoon: valitse File-valikosta komento Save as ja valitse ensin oikea hakemisto ja kirjoita sitten tiedostolle(file) jokin nimi, esimerkiksi maija.xls. Myöhemmin kannattaa tallettaa muuttunutta taulukkoa aina silloin tällöin valitsemalla File-valikosta komento Save.

5) Muuta seuraavaksi sarakkeiden leveyksiä niin, että tekstit mahtuvat soluihin sopivasti: Vie hiiren osoitin harmaalla sarakeotsikkorivillä (A,B jne..) kahden sarakkeen väliselle viivalle, jolloin hiiren muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi.Voit tällöin muuttaa sarakkeen leveyttä vetämällä sarakkeiden välistä viivaa hiirellä haluamaasi suuntaan. Vastaavalla tavalla voit myös muuttaa rivien korkeutta.

6) Muotoile seuraavaksi tekstisolujen ulkoasua: Valitse hiirellä kaikki tuotetaulukon otsikkosolut(solut A6-E6) ja lihavoi niiden tekstit napsauttamalla näytön yläreunan B-painiketta (Bold). Lihavoi myös muut tilauslomakkeen otsikot(solut A1-A3 ja C3).

7) Muotoile sitten lukujen esitysmuotoa: Valitse hiirellä kaikki hinnat (solut B7-B10). Kun oikeat solut on kehystetty, pidä hiiren osoitin merkityllä alueella ja paina hiiren oikeaa näppäintä. Näkyviin tulee ponnahdusvalikko, josta voit valita monenlaisia toimenpiteitä kyseisille soluille. Valitse ensin Format Cells(muotoile solut) ja sitten Number-välilehdeltä Number-kategoria. Valitse luvuille kahden desimaalin esitysmuoto.

8) Laske sitten tuotteen kappalehinnan ja tilatun määrän avulla yhteishinta (alentamaton): Valitse ensin solu D7. Kirjoita siihen laskukaava =C7*B7 ja paina ENTER-näppäintä. Soluun D7 ilmestyy määrittelemäsi kertolausekkeen(=C7*B7) arvo. Jos muutat esimerkiksi solussa C7 olevan määrän joksikin muuksi, solun D7 arvo muuttuu vastaavasti.(Kokeile!)

9) Laskukaavaa kirjoitettaessa viittaukset toisiin soluihin voi tehdä myös osoittamalla hiirellä. Valitse ensin solu D8. Kirjoita siihen näppäimistöltä pelkkä = ja napsauta hiirellä solua C8. Kirjoita sitten näppäimistöltä kertomerkki * ja napsauta hiirellä solua B8. Muista painaa lopuksi ENTER. Kirjoittamasi kertolaskun tulos ilmestyy soluun D8.

10) Jos sama laskukaava halutaan useammalle riville (kuten tässä D7-D10), sitä ei tarvitse kirjoittaa joka kohtaan erikseen, vaan sen voi kopioida. Kopioi solun D8 kaava soluihin D9-D10 seuraavasti: Valiste ensin solu D8. Valitse sitten Edit-valikosta komento Copy. Valitse sitten hiirellä kohdesolut(D9-D10) ja valitse Edit-valikosta Paste. Laskukaava kopioituu kohdesoluihin ja niissä näkyy vastaavien rivien Hinta- ja Määrä-sarakkeiden tulo. Alkuperäisen kaavan soluviitteet ovat suhteellisia, eli ne muuttuvat kopioitaessa osoittamaan aina kyseisen rivin soluihin.

11) Laske sitten tilauksen kokonaishinta tilausrivien alle soluun D11: Valitse hiirellä solut D7-D11 (eli kaikki hinnat ja niiden alta yksi tyhjä solu) ja napsauta sitten yläreunan summauspainiketta(sigma). Soluun tulee hintojen summa summafunktiona =SUM(D7:D10)). Funktion =Sum() sisällä on alue, jonka soluista summa lasketaan. Alueen voi aina määritellä joko kirjoittamalla tai valitsemalla alueen hiirellä.

12) Laske nyt kappalehinnan, tilatun määrän ja alennusprosentin avulla todellinen yhteishinta: Valitse ensin solu E7. Kirjoita siihen laskukaava =D7*(1-D3) ja paina ENTER-näppäintä. Soluun E7 ilmestyy määrittelemäsi lausekkeen =D7*(1-D3) arvo. Jos muutat solussa D3 olevaa alennusprosenttia joksikin muuksi, solun E7 arvo muuttuu vastaavasti.(Kokeile!)

13) Nyt alennetun yhteishinnan laskukaava haluttaisiin kopioida myös myös muille riveille(solut E8-E10). Kopioinnissahan suhteelliset soluviitteet muuttuivat, mutta nyt haluat, että alennusprosentin soluviite D3 ei muutu kopionnin aikana. Miten estät muutoksen? Kaksoisnäpäytä solua E7 ja muuta sen kaavaa muotosta =D7*(1-D3) muotoon =D7*(1-$D3). $D3 on ns. absoluuttinen soluviite, joka ei muutu miksikään kopioinnin aikana. Nyt voit kopioida solun E7 kaavan soluihin E8-310: Valitse ensin solu E7. Valitse sitten Edit-valikosta komento Copy. Valitse sitten hiirellä kohdesolut(E8-E10) ja valitse Edit-valikosta Paste. Laskukaava kopioituu kohdesoluihin ja niissä näkyy vastaavien alennetut hinnat.

14) Laske nyt tilauksen alennettu kokonaishinta soluun E11 samaantapaan kuin kohdassa 11).

15) Kokeile seuraavaksi graafisen esityksen lisäämistä taulukkoon: Valitse ensin aineisto, josta kaavio piirretään, esim. solut D7-D10. Napsauta sitten yläreunan kaaviopainiketta(pylväskaaviokuva) ja siirry hiirellä johonkin tyhjään kohtaan taulukossa. Pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja venytä sopivan kokoinen kehys kaaviota varten. Ohjelma piirtää kaavion automattisesti. Voit muokata kaaviota kaksoisnapauttamalla sitä. Voit valita erilaisia esitysmuotoja.

Lopuksi

Excel sisältää suuren joukon hyödyllisiä toimintoja (esim. lisää funktiota), jotka eivät harjoituksessa tulleet esille. Harjoittele Excelin käyttöä omin päin. Excel:n ohjetoiminnot saat esille valitsemalla Help-valikosta Microsoft Excel Help Topics. Avautuvan ikkunan Contents-välilehdellä on tärkeimpien toimintojen ohjetekstit teemoittain ryhmiteltynä.