Muistutuksena keskeiset talouskäytännöt yliopistolla ja loppuvuoden aikataulu

Ostot

 Laskujen käsittely vie aikaa, joten jos on välttämätöntä hankkia jotain tämän vuoden puolella, kannattaa se tehdä heti. Huomioi erityisesti päättyvät projektit. Joulukuussa tehdyt hankinnat eivät välttämättä ehdi vuoden 2016 kirjanpitoon. Laskut pitää olla hyväksyttynä 9.1. klo 12.00 mennessä, jotta ehtivät joulukuun kirjanpitoon! Tästäkin johtuen joulukuun aikana tehdyt First card ostot EIVÄT EHDI vuoden 2016 kirjanpitoon. Eli jos maksatte jotain, joka kuuluu päättyvälle projektille, älkää tehkö sitä First card kortilla!

• Laskulla – muista mainita tulosyksikkö (H5xx), wbs ja tilaajan nimi (ulkomaisissa tilauksissa myös VAT nro FI03134717)
  •  EU-projekteissa laskulla pitää olla maininta projektin nimestä. 
  •  Laskun vastaanottajana pitää olla Helsingin yliopisto (ei yksityishenkilö tms) 
  •  Esimerkiksi: H500/7500001/Mäkinen, VAT FI03134717 (Yliopistolla on vain yksi VAT nro)
  • Kumpulan tulosyksiköt
    • H500 ML-tdk kanslia (H5001 yleinen, H5002 opetuksen toimiala, H5003opetuksen tuki, H5004 Luma Hki, H5005 Luma Suomi verkosto) 
    • H510 Geotieteiden ja maantieteen laitos (H5101 Biogeotiede, H5102 Kaupunkimaantiede, H5103 Seimo, H5104 geologia ja geokemia) 
    • H516 Matematiikan ja tilastotieteen laitos (H5165 Inversio-ongelman yksikkö, poistuva tulosyksikkö) 
    • H523 Tietojenkäsittelytieteenlaitos (H5233 HIIT) 
    • H528 Fysiikan laitos (H5281 yleinen, H5282 materiaalifysiikka, H5283 alkeishiukkasfysiikka, H5284 Ilmakehätieteet) 
    • H529 Kemian laitos (H5290 Verifin, H5291 analyyttinen kemia, H5292 Epäorgaaninen kemia, H5293 fysikaalinen kemia, H5294 Orgaaninen kemia, H5295 polymeerikemia, H5296 Radiokemia, H5297 Ruotsinkielinen kemia, H5299 Opettajankoulutus) 
  • Tilaaja hakee asiatarkastusroolia SAP:iin Heron kautta – jotta voi asiatarkastaa laskun kun se saapuu. Asiatarkastuksessa otetaan kantaa siihen, onko lasku aiheellinen? Onko sopimuksen mukainen, onko tavara saapunut/palvelu suoritettu? Asiatarkastaja myös liittää osallistujalistan, jos kyseessä tarjoiluja. 
  • Laskutusosoite:
    • E-lasku: 003703134717, välittäjä Opus Capita 
    • S-posti: hylaskut.FI.P.106151-4@docinbound.com (HUOM! Yksi Pdf liite per lasku (sisältäen mahd. liitteet), ei saatetekstiä)

 https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=content_view&_nfls=true&contentId=HY274454

• First card kortilla – Kortinhaltija liittää itse kuitit SAP:iin ja hakee asiatarkastusroolia SAP:iin Heron kautta. Kortinhaltija ilmoittaa wbs:t, sillä vain kortinhaltija itse tietää, mitä on kortillaan maksanut. 
• Pienhankinta, eli omalla kortilla/itse maksettu. Rahat saa takaisin KUITTIA vastaan (kassakonekuitti ei korttimaksukuitti). Täytä pienhankintalomake ja lähetä yliopiston laskutusosoitteeseen: hylaskut.FI.P.106151-4@docinbound.com (HUOM! Yksi Pdf liite per lasku (sisältäen mahd. liitteet), ei saatetekstiä)

   Pienhankinta lomake löytyy Flammasta:

   https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=content_view&contentId=HY274526&placeId=HY055964&lang=sv

  • Yli 30 000 €, muista kilpailutus! 
  • Katso puitesopimukset pienhankinnoissa (mm. toimistotarvikkeet, matkat, atk-tarvikkeet, laboratoriotarvikkeet, auton vuokraus)

     https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=content_view&contentId=HY1002702&placeId=HY055558

  • Laskujen hyväksyjät ja asiatarkastajat – jos olette lomalla, muistakaa aktivoida sijaistustoiminta SAP:ssa! Jos tarvitsette teknistä apua, kääntykää lähipalveluiden puoleen. 

 

Flamma tiedote reskontran tilanteesta:

https://flamma.helsinki.fi/portal/home/fh?_nfpb=true&_pageLabel=view&contentId=HY358266

Matkustus

Matkalaskut tehdään välittömästi matkan jälkeen. Eli loppuvuodesta 2 kk sisään ei ole riittävän nopeasti, sillä kulut pitää kirjanpidossa saada oikealla vuodelle.

• Ennen matkaa – tee matkapyyntö SAP:ssa. Muista ilmoittaa miltä wbs:ltä matka maksetaan, matkalaskun viimeisellä välilehdellä. 
• Matkan jälkeen, tee matkalasku (viimeistään 2 kk:n sisällä normaalilla aikataululla), liitä matkalaskulle seuraavat dokumentit pdf-tiedostoina! (Parhaiten toimivat selaimet ovat Chrome ja IE):
  • E-lippu tai skannattu boarding pass lennoista 
  • Seminaarin/konferenssin/vierailun/matkan ohjelma 
  • Skannatut kuitit omista menoista (HY:n vastuulla olevat First card korttien kuitit liitetään korttilaskulle eikä matkalaskulle) 
  • Taksikuiteille maininta: mistä minne, ja miksi taksi eikä esim. julkinen liikenne 
• Huomioi matkalaskua tehdessäsi, että matkalaskulle laitetaan vain ne kulut, jotka kuuluu tilittää matkustajalle, eli yliopiston First card kortilla ostetut asiat eivät kuuluu laittaa matkalaskulle. 
• Matkaohje on uusittu ja matkatoimisto vaihtunut. Lue uusin matkaohje osoitteesta: https://flamma.helsinki.fi/content/res/pri/HY357281 
  • Huomioikaa, että lähipalvelut neuvoo SAP traveliin liittyvissä asioissa (ei Riitta Nikula) 

Työajankohdistus

• Muista kirjata/kuitata työaikasi SoleTM järjestelmässä. Jos olet lomalla joulun/vuodenvaihteen aikana, kirjaa/kuittaa tunnit etukäteen! 
• Kirjaa ja kuittaa joulukuun tunnit joulukuun loppuun mennessä. 
• Joulukuun tuntien hyväksymisen jälkeen vuoden 2016 tunteja EI VOI MUUTTAA!! 
• Projektinjohtajat – Käykää hyväksymässä omien projektienne työajankohdennukset edelliseltä kuukaudelta jokaisen kuun alussa! (Omat tunnit hyväksyy esimies!) Joulukuun tunnit pitää vahvistaa 4.1.2017 mennessä. Tilintarkastajilta on tullut huomautuksia hyväksymisten puuttumisesta koko yliopistolla! Laitosjohtajan massahyväksyminen ei ole riittävä!!